Þú veist þau skipti sem þú þarft að benda fólki á að ekki ætti að hita upp fiskmatinn í gærkvöldi í örbylgjuofni starfsmannaherbergisins? Sama á við um hegðun starfsmannafunda. Sumum finnst það kannski ekki vera að gera eitthvað rangt, vegna þess að við höfum öll mismunandi umburðarlyndi þegar kemur að athöfnum og hegðun. Það sem truflar þig gæti truflað athygli einhvers annars.

Fundir þurfa reglur, en það getur verið valdsmannslegt að tilkynna þær. Svona á að setja reglur um virðingarfulla fundi starfsfólks skóla, svo að allir finni að í þeim sé hlustað:

1. Kallaðu þær eitthvað annað en grunnreglur.

Orðið „reglur“ fær sjálfkrafa marga til að rífast og markmiðið er að höfða til allra í liðinu þínu. Hér eru nokkrir kostir við grunnreglur:

• Fundaryfirlýsing
• Siðareglur
• Fundarreglur
• Fundarbókun

2. Settu tón starfsmannafundarins sem virðingartón.

Notaðu orðið virðing í öllu sem þú gerir.

• Virðing skuldbinding okkar um að gera fundi árangursríka.
• Virðum dagskrá allra með því að byrja og enda á réttum tíma.
• Virða vinnu fundarins með því að mæta undirbúin og halda sig við tilganginn.
• Berum virðingu hvert annað sem manneskjur með því að biðja um skýringar og ekki gefa þér forsendur.
• Bera sjálfum þér með því að haga þér á þann hátt að þú munt vera stoltur af því þegar þú yfirgefur fundinn.

3. Komdu með allthagsmunaaðila inn í ferlið.

Ákvarðanir sem snerta alla í skólanum þínum ættu að taka alla í skólanum þínum með. Sendu út einfalda nafnlausa skoðanakönnun og biðjið starfsfólk að forgangsraða þeim þáttum sem hafa skaðleg áhrif á starfsmannafundi. Þetta getur gefið þér nauðsynlegar upplýsingar áður en þú setur þessar grunnreglur. Hér eru nokkrir af þeim þáttum sem þú gætir viljað taka með í könnuninni þinni:

• Mæta ekki á fund
• Mæta seint eða fara snemma
• Að ráða yfir samtal
• Hliðarsamtöl
• Að fá upplýsingar sem hægt hefði verið að bregðast við í tölvupósti
• Tækniáhrif
• Skortur á framlögum
• Ekki gaum að

Þegar þú hefur safnað niðurstöðum skoðanakannana skaltu koma með upplýsingarnar á fundinn. Sýndu starfsfólki þínu að þú heyrir í þeim. Biðjið kennara um að hjálpa til við að búa til samskiptareglur sem taka á þeim atriðum sem hafa forgang.

4. Komdu með tvær mögulegar lausnir fyrir hverja kvörtun.

Það er tímasóun að mæta á fund fullan af kvörtunum, en það er það sem margir gera. Til að ganga úr skugga um að hver fundur fari ekki niður í kanínuholu neikvæðninnar skaltu fagna kvörtunum, en láttu fólk vita að þeim verður að fylgja með tveimur mögulegum lausnum sem teymið þitt getur metið. Þetta lyftir hverri umræðu vegna þess að enginn lætur sig líða eins og fórnarlamb.

5. Einbeittu þér að þörfum nemenda.

Ef samtalið færist yfir írifrildi um lausnir, snúið aftur að því að greina þarfir nemenda. Hvaða þörfum þarf að uppfylla til að leysa vandamálið? Áhersla skóla ætti alltaf að vera á þörfum nemenda og það skýrir oft næstu skref. Jafnvel meðferð á þörfum kennara snýst að lokum um þarfir nemenda. Kennarar sem eru of þreyttir eða einbeittir geta ekki verið til staðar fyrir nemendur.

6. Ræddu um fílinn í herberginu.

Að lokum skaltu ganga úr skugga um að starfsfólk þitt líti á fundi sem stað til að ræða hið óumræðanlega. Þegar óbreytt ástand verður að setja hugsanir þínar út, finnst fólki meira vald. Að vera gagnsær, jafnvel þótt þú þurfir að segja að þú veist ekki svarið, hjálpar öllum að byggja upp traust á því hvar þeir vinna og fólkið sem þeir vinna með.

Þegar þú hefur sett grunnreglur og samþykkt þær, nota þessar reglur til að koma öllum reglulega aftur í miðstöðina. Til dæmis, "Við höfum samþykkt að leyfa einum aðila að tala í einu, ég er ekki viss um að Hannah hafi verið búin með mál sitt." Þetta minnir fólk á reglurnar og heldur fundinum á virðingarsvæði.

Hefur þú reynslu af leikreglum sem gætu gagnast öðrum og hjálpað til við að gefa tóninn fyrir virðingarfulla starfsmenn skólafunda? Komdu og deildu í Aðallífshópnum okkar á Facebook.

Auk þess, við skulum horfast í augu við það, líklega væri hægt að afgreiða marga starfsmannafundi með tölvupósti.