آپ کو وہ وقت معلوم ہے جب آپ کو یہ تجویز کرنے کی ضرورت ہے کہ لوگوں کو اسٹاف روم مائیکروویو میں پچھلی رات کا فش ڈنر دوبارہ گرم نہیں کرنا چاہیے؟ عملے کی میٹنگ کے رویے کے لیے بھی ایسا ہی ہے۔ ہو سکتا ہے کچھ لوگوں کو یہ محسوس نہ ہو کہ وہ کچھ غلط کر رہے ہیں، کیونکہ جب ہم اعمال اور رویے کی بات کرتے ہیں تو ہم سب کی رواداری کی سطح مختلف ہوتی ہے۔ جو چیز آپ کو پریشان نہیں کرتی وہ کسی اور کی توجہ ہٹا سکتی ہے۔

میٹنگز کے لیے قواعد کی ضرورت ہوتی ہے، لیکن ان کا اعلان کرنا آمرانہ محسوس کر سکتا ہے۔ اسکول کے عملے کی باعزت میٹنگز کے لیے معیارات مرتب کرنے کا طریقہ یہاں ہے، تاکہ ہر کوئی سننے کو محسوس کرے:

1۔ انہیں زمینی اصولوں کے علاوہ کچھ اور کہیں گراؤنڈ رولز کے کچھ متبادل یہ ہیں:

• میٹنگ مینی فیسٹو
• ضابطہ اخلاق
• میٹنگ گائیڈ لائنز
• میٹنگ پروٹوکول

2۔ عملے کی میٹنگ ٹون کو احترام کے طور پر سیٹ کریں۔

اپنے ہر کام میں احترام کا لفظ استعمال کریں۔

• احترام میٹنگز کو نتیجہ خیز بنانے کا ہمارا عزم۔
• احترام وقت پر شروع اور ختم کرکے ہر کسی کے شیڈول کا۔
• احترام میٹنگ کے کام کو تیار ہوکر اور مقصد پر قائم رہ کر۔
• بطور انسان ایک دوسرے کا احترام کریں وضاحت طلب کرکے اور مفروضے نہ بنا کر۔
• خود کا احترام کریں اس طرح برتاؤ کرکے آپ کو فخر محسوس ہوگا۔ جب آپ میٹنگ چھوڑتے ہیں۔

3۔ سب لے آؤاس عمل میں اسٹیک ہولڈرز۔

فیصلے جو آپ کے اسکول میں ہر کسی کو متاثر کرتے ہیں ان میں آپ کے اسکول کے ہر فرد کو شامل کرنا چاہیے۔ ایک سادہ گمنام پول بھیجیں اور عملے سے ان عوامل کو ترجیح دینے کے لیے کہیں جو عملے کی میٹنگوں کو سب سے زیادہ متاثر کرتے ہیں۔ یہ آپ کو ان بنیادی اصولوں کو قائم کرنے سے پہلے انتہائی ضروری معلومات فراہم کر سکتا ہے۔ یہاں کچھ ایسے عوامل ہیں جنہیں آپ اپنے پول میں شامل کرنا چاہیں گے:

• میٹنگ میں نہ آنا
• دیر سے ظاہر ہونا یا جلدی جانا
• میٹنگ پر غلبہ حاصل کرنا بات چیت
• طرف کی بات چیت
• معلومات دی جا رہی ہیں جو ای میل میں حل کی جا سکتی ہیں
• ٹیکنالوجی کی خلفشار
• شراکت کی کمی
• نہیں توجہ دینا

اپنے پول کے نتائج جمع کرنے کے بعد، میٹنگ میں معلومات لائیں۔ اپنے عملے کو دکھائیں کہ آپ انہیں سن رہے ہیں۔ اساتذہ سے پوچھیں کہ وہ پروٹوکول بنانے میں مدد کریں جو اعلی ترجیحی اشیاء کو حل کریں۔

4۔ ہر ایک شکایت کے لیے دو ممکنہ حل لائیں۔

شکایات سے بھری میٹنگ میں آنا وقت کا ضیاع ہے، لیکن بہت سے لوگ یہی کرتے ہیں۔ اس بات کو یقینی بنانے کے لیے کہ ہر میٹنگ منفی کے خرگوش کے سوراخ سے نیچے نہ جائے، شکایات کا خیرمقدم کریں، لیکن لوگوں کو بتائیں کہ آپ کی ٹیم کا جائزہ لینے کے لیے دو ممکنہ حلوں کے ساتھ ان کی پیروی کرنا ضروری ہے۔ یہ ہر بحث کو بلند کرتا ہے کیونکہ کوئی بھی شکار کی طرح محسوس نہیں ہوتا ہے۔

5۔ طالب علم کی ضروریات پر توجہ دیں۔

اگر بات چیت کسی کی طرف منتقل ہو جاتی ہے۔حل پر بحث، طالب علم کی ضروریات کی شناخت کی طرف واپسی. مسئلہ کو حل کرنے کے لیے کن ضروریات کو پورا کرنا ضروری ہے؟ اسکول کی توجہ ہمیشہ طلباء کی ضروریات پر ہونی چاہیے اور یہ اکثر اگلے مراحل کو واضح کرتا ہے۔ یہاں تک کہ اساتذہ کی ضروریات کا علاج بالآخر طلباء کی ضروریات کے بارے میں ہے۔ وہ اساتذہ جو زیادہ تھکے ہوئے ہیں یا غیر مرکوز ہیں وہ طلباء کے لیے وہاں نہیں ہو سکتے۔

6۔ کمرے میں ہاتھی سے بحث کریں۔

آخر میں، اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کا عملہ ملاقاتوں کو ناقابل بحث بحث کرنے کی جگہ کے طور پر دیکھتا ہے۔ جب جمود آپ کے خیالات کو سامنے رکھ دیتا ہے تو لوگ زیادہ بااختیار محسوس کرتے ہیں۔ شفاف ہونا، یہاں تک کہ اگر آپ کو یہ کہنا پڑے کہ آپ کو جواب نہیں معلوم ہے، ہر ایک کو اس بات پر اعتماد پیدا کرنے میں مدد کرتا ہے کہ وہ کہاں کام کرتے ہیں اور جن لوگوں کے ساتھ وہ کام کرتے ہیں۔ ہر ایک کو باقاعدگی سے مرکز میں واپس لانے میں مدد کے لیے ان اصولوں کا استعمال کریں۔ مثال کے طور پر، "ہم نے ایک وقت میں ایک شخص کو بولنے کی اجازت دینے پر اتفاق کیا ہے، مجھے یقین نہیں ہے کہ Hannah نے اپنی بات ختم کر دی تھی۔" یہ لوگوں کو قواعد کی یاد دلاتا ہے اور میٹنگ کو احترام کے دائرے میں رکھتا ہے۔

کیا آپ کے پاس بنیادی اصولوں کا کوئی تجربہ ہے جو دوسروں کو فائدہ پہنچا سکتا ہے اور اسکول کے عملے کی معزز ملاقاتوں کے لیے لہجہ ترتیب دینے میں مدد کر سکتا ہے؟ آئیں اور Facebook پر ہمارے پرنسپل لائف گروپ میں شئیر کریں۔

پلس، آئیے اس کا سامنا کریں، آپ کے عملے کی بہت سی میٹنگز شاید ای میل کے ذریعے ہینڈل کی جا سکتی ہیں۔