Poznáte tie chvíle, keď musíte ľuďom navrhnúť, aby si v mikrovlnnej rúre v miestnosti pre zamestnancov neohrievali včerajšiu rybiu večeru? To isté platí aj pre správanie na stretnutí zamestnancov. Niektorí ľudia nemusia mať pocit, že robia niečo zlé, pretože každý z nás má inú úroveň tolerancie, pokiaľ ide o konanie a správanie. To, čo vám neprekáža, môže niekoho iného vyrušovať.

Stretnutia potrebujú pravidlá, ale ich vyhlasovanie môže pôsobiť autoritársky. Tu je návod, ako nastaviť normy pre rešpektujúce stretnutia zamestnancov školy, aby sa každý cítil vypočutý:

1. Nazvite ich inak ako základné pravidlá.

Slovo "pravidlá" v mnohých ľuďoch automaticky vyvoláva odpor a cieľom je osloviť každého člena tímu. Tu je niekoľko alternatív k základným pravidlám:

• Manifest stretnutia
• Kódex správania
• Usmernenia pre stretnutia
• Protokol o stretnutí

2. Nastavte tón stretnutia zamestnancov ako tón rešpektu.

Používajte slovo rešpekt vo všetkom, čo robíte.

• Rešpektujte náš záväzok, aby boli stretnutia produktívne.
• Rešpektujte každého z nás tým, že sa začne a skončí načas.
• Rešpektujte prácu na stretnutí tým, že prídete pripravení a budete sa držať cieľa.
• Rešpektujte ako ľudské bytosti tým, že sa pýtajú na vysvetlenie a nevytvárajú si domnienky.
• Rešpektujte správaním, na ktoré budete po odchode zo stretnutia hrdí.

3. Zapojte do procesu všetky zainteresované strany.

Do rozhodnutí, ktoré sa týkajú všetkých zamestnancov vašej školy, by sa mali zapojiť všetci zamestnanci školy. Rozošlite jednoduchú anonymnú anketu a požiadajte zamestnancov, aby určili priority tých faktorov, ktoré najviac negatívne ovplyvňujú stretnutia zamestnancov. Môžete tak získať veľmi potrebné informácie ešte predtým, ako stanovíte tieto základné pravidlá. Tu sú niektoré z faktorov, ktoré by ste mohli do ankety zahrnúť:

• Nedostavenie sa na stretnutie
• Neskoré príchody alebo skoré odchody
• Dominancia v konverzácii
• Vedľajšie rozhovory
• Poskytnutie informácií, ktoré mohli byť riešené e-mailom
• Technologické rozptýlenie
• Nedostatok príspevkov
• Nevenovanie pozornosti

Po zhromaždení výsledkov ankety prineste tieto informácie na stretnutie. Ukážte svojim zamestnancom, že ich počujete. Požiadajte učiteľov, aby pomohli vytvoriť protokoly, ktoré sa týkajú položiek s vysokou prioritou.

4. Na každú sťažnosť prineste dve možné riešenia.

Je stratou času prísť na stretnutie plné sťažností, ale práve to mnohí ľudia robia. Aby ste sa uistili, že každé stretnutie nespadne do králičej nory negativity, privítajte sťažnosti, ale dajte ľuďom vedieť, že po nich musia nasledovať dve možné riešenia, ktoré váš tím zhodnotí. To pozdvihne každú diskusiu, pretože nikto sa nebude utápať v pocite obete.

5. Zamerajte sa na potreby študentov.

Ak sa rozhovor posunie k hádke o riešení, vráťte sa späť k identifikácii potrieb študentov. Aké potreby je potrebné uspokojiť, aby sa problém vyriešil? Škola by sa mala vždy zamerať na potreby študentov a to často objasní ďalšie kroky. Dokonca aj riešenie potrieb učiteľov sa v konečnom dôsledku týka potrieb študentov. Učitelia, ktorí sú príliš unavení alebo nesústredení, nemôžu byť k dispozícii študentom.

6. Diskutujte o slonovi v miestnosti.

Nakoniec sa uistite, že vaši zamestnanci vnímajú stretnutia ako miesto na diskusiu o neoddiskutovateľných veciach. Keď sa status quo stane vyslovením vašich myšlienok, ľudia sa cítia viac posilnení. Transparentnosť, aj keď musíte povedať, že nepoznáte odpoveď, pomáha každému budovať dôveru v miesto, kde pracuje, a v ľudí, s ktorými pracuje.

Keď ste stanovili základné pravidlá a dohodli sa na nich, používajte tieto pravidlá, aby ste pomohli pravidelne všetkých vrátiť do stredu. Napríklad: "Dohodli sme sa, že necháme hovoriť vždy len jednu osobu, nie som si istý, či Hana skončila so svojím bodom." To ľuďom pripomína pravidlá a udržiava stretnutie v zóne rešpektu.

Máte skúsenosť so základnými pravidlami, ktoré by mohli byť prínosom pre ostatných a pomôcť nastaviť tón rešpektujúcich stretnutí školského personálu? Príďte sa podeliť do našej skupiny Principal Life na Facebooku.

Navyše, priznajme si, že mnohé stretnutia vašich zamestnancov by sa pravdepodobne dali vybaviť e-mailom.