En dag vil vi reparere uddannelsessystemet. Lærerne vil få en konkurrencedygtig løn, mere end tilstrækkelige goder og en personlig assistent til at svare på forældrenes e-mails. Jeg vil kunne fortælle mit barnebarn: "Ved du hvad, da jeg var lærer, måtte jeg bruge en stor del af min dag på at sende e-mails til forældrene."

Når han hopper af sit hoverboard, rynker han panden og råber: "Mor! Bedstemor vrøvler igen."

Indtil da har vi lavet nogle e-mailskabeloner, du kan bruge til at spare tid og den alt for dyrebare mentale energi, det kræver at sende forældre en e-mail ud over det hurtige "Tak, fordi du gav mig besked!" eller "Ezra sagde det sjoveste i timen i dag!"

Men før vi kommer til skabelonerne, er her nogle gode tommelfingerregler for e-mailing til forældre:

• Vær kortfattet, men høflig. Jeg starter altid med at takke dem for at have kontaktet mig og forsøger at validere deres bekymringer.
• Gå ud fra de bedste intentioner. Anerkend muligheden for fejlkommunikation, misforståelser og fejl, når det er muligt, i stedet for at bebrejde. Værdien af troværdige relationer opvejer langt den midlertidige tilfredsstillelse ved at kunne skrive: "Per min sidste e-mail ..."
• Hav en standardhilsen og -afslutning klar. Hvis du altid bruger "Kære ____" og "Tak, ____", er det en ting mindre, du skal tænke på. Endnu bedre, hvis du opretter en automatisk e-mail-signatur!
• Vær forsigtig med din responstid. Det er fristende at ville fyre et svar af med det samme. Men det kan faktisk øge antallet af e-mails ved at skabe et tekst/chat-lignende miljø ("Åh! En ting til!" "Åh, jeg glemte at vedhæfte formularen.") Plus, hvis du e-mailer forældre med det samme, forventer de øjeblikkelig kommunikation fra dig hver gang. At vente - især på mere omstridte e-mails - giver alle en chance for at køle ned, førsende et svar.
• Lad være med at acceptere eller forpligte dig til noget, du har det underligt med over e-mail. Tag dig tid til at tale det igennem med andre lærere eller en vejleder, før du svarer. Nogle gange vil forældre bede om særlige tilpasninger, som bør være en del af et mere formelt IEP- eller 504-møde.
• Skriv ikke noget i en e-mail, som du ville have det skidt med at forsvare over for din chef.

9 skabeloner til at svare på vanskelige forældre-e-mails

1. "Jeg vidste ikke noget om test/quiz/ekskursion/begivenhed"-mailen

Kære _____,

Jeg er ked af at høre, at du blev overrasket over sidste uges [TEST/QUIZ/EVENT]. Jeg har lige tjekket, at den stod i [NEWSLETTER/WEBSITE/SCHOOL INFORMATIONAL SYSTEM]. Lad mig vide, hvis du havde adgangsproblemer - jeg ved, at det kan ske nogle gange.

Jeg vil med glæde give [ELEV] lov til at tage prøven om i henhold til vores karakterpolitik [ELLER: Selvom vores karakterpolitik ikke tillader elever at tage prøver om, er her nogle andre måder, hvorpå han kan vise sin læring og genvinde de point ...].

2. "Jeg vil vide, hvorfor mit barn fik denne karakter"-mailen

Kære _____,

Mange tak for din e-mail. Jeg vil gerne dele mere feedback med dig om [STUDENT]'s forbedringsområder. Lad mig vide, om [SPECIFIK START/SLUTTID] eller [SPECIFIK START/SLUTTID] er bedre for mig at ringe til.

*Bemærk: Selvom det kan se ud, som om denne tilgang øger din arbejdsbyrde, tager det faktisk kortere tid at tage et telefonopkald, end det ville tage at scanne det relevante materiale, transskribere eller copy-paste al den feedback, du gav den studerende, og kopiere og indsætte relevante dele af rubricen osv.

3. E-mailen "Jeg ønsker at fravælge mit barn fra denne lektion/bog, fordi jeg finder den stødende".

Hvis dit distrikt ikke tillader fravalg af denne studieenhed og ikke giver sproget til dit svar:

Kære _____,

Tak, fordi du deler denne bekymring. [UNIT OF STUDY] er opført som en statslig læringsstandard: [COPY AND PASTE STANDARD]. [UNIT OF STUDY] opfylder disse krav til læring. Hvis du har spørgsmål, bedes du kontakte vores distriktsansvarlige for [CONTENT AREA], [NAME], på [EMAIL].

Hvis dit distrikt tillader fravalg af denne studieenhed:

Kære _____,

Mange tak for at kommunikere dette med mig. I henhold til distriktets politik vil der blive givet en alternativ opgave til [ELEV]: [NAVN PÅ ALTERNATIV OPGAVE]. Hvis du har spørgsmål, bedes du kontakte vores distriktsansvarlige for [INDHOLDSOMRÅDE], [NAVN], på [EMAIL].

Bemærk: Jeg ved, at det er fristende at ville engagere sig, forklare og retfærdiggøre sin undervisning. Men som jeg lærte sidste år, åbner det bare op for mere arbejde, der i sidste ende handler om familiernes værdier og menneskesyn, som det ikke er vores opgave at ændre. Med dette specifikke spørgsmål tror jeg, det er bedre at forsøge at opbygge et positivt forhold ved at vise forældrene, at du respekterer deres ønsker (selv om dumåske ikke er enige med dem).

4. "Din klasse er for svær for mit barn"-mailen

Kære ____,

Jeg er så glad for, at du henvendte dig. Jeg hader at tænke på, at [ELEV] har følt sig forvirret eller fortabt i klassen.

Lad os starte med tutorials på [DAG og TID], hvor jeg kan chatte med [ELEV] og finde ud af, hvor afbrydelsen sker. Derfra kan vi udvikle en plan for enten at fortsætte tutorials, løse eventuelle relevante problemer i klasseværelset eller anbefale ressourcer til at give ham lidt ekstra øvelse.

5. E-mailen "Giv mit barn en ekstra dag til projektet, fordi vi havde en aftale i går aftes".

Hvis svaret er ja:

Kære _____,

Jeg forstår godt, hvor hektisk det kan være på denne tid af året.

Kan du bede [ELEV] om at [TALE MED/MAILE] mig om dette i dag? Jeg ved, at det kan føles skræmmende at bede en lærer om ting, men jeg vil gerne give dem en lavrisikomulighed for at øve sig i at tale deres egen sag.

Hvis svaret er nej:

Kære _____,

Jeg forstår godt, hvor hektisk det kan være på denne tid af året.

I henhold til vores politik på klassetrinnet fratrækkes forsinkede [PRØVER/PROJEKTER] [ANTAL] point pr. dag. Jeg vil dog gerne arbejde sammen med [ELEV] om andre måder, hvorpå de kan vise deres læring for at indhente disse point.

6. "Jeg synes ikke, mit barn får nok lektier for. Kan du sende flere?"-mailen

Kære ______,

Det er vigtigt for mig, at lektierne er meningsfulde, men også at hver enkelt af mine elever bliver udfordret på passende vis.

Her er nogle onlineressourcer og links til gode arbejdsbøger, som jeg har samlet til dig, så du kan udvide læringen derhjemme: ...

Bemærk: Jeg synes, det er vigtigt at sætte grænser over for familierne, herunder deres mulighed for at give dig mere arbejde. Ved at give dem links til arbejdsbøger og onlineressourcer får de mulighed for at udvide deres barns læring uden at give dig ekstra kopiering, karaktergivning og feedback at lave.

7. "Mit barn får for mange lektier for/hjemmearbejde tager for lang tid"-mailen

Kære _____,

Det er så vigtigt for mig, at lektier er meningsfulde, ikke stressende. Jeg er glad for, at du fortæller mig det.

Jeg vil meget gerne tale med dig om nogle ideer, jeg har til at reducere den overvældelse, [STUDENT] føler. Lad mig vide, om [SPECIFIKT TIDSPUNKT] eller [SPECIFIKT TIDSPUNKT] passer bedre for mig at ringe.

8. "Mit barn har fortalt mig om en negativ interaktion med dig/klassekammeraten"-mailen

Kære _____,

Jeg er så glad for, at du fortalte mig om det. Jeg er ked af at høre, at [ELEV] følte sig [OPRØRT/FRUSTRERET] over det, der skete i går.

Jeg vil meget gerne tale med dig om dette for at sikre mig, at jeg forstår alt korrekt. Lad mig vide, om [SPECIFIKT TIDSPUNKT] eller [SPECIFIKT TIDSPUNKT] er bedre for mig at ringe til.

Bemærk: Ligesom mailen "Jeg vil gerne vide, hvorfor mit barn fik denne karakter", sparer denne tilgang dig faktisk for arbejde (og risikoen for, at tonen bliver misforstået). Men endnu vigtigere er det, at denne tilgang også beskytter elevernes privatliv, hvis forældrene ønsker at diskutere en hændelse, der involverer en klassekammerat.

9. "Vi skal på ferie, kan vi få arbejdet/testen tidligere?"-mailen

Kære _____,

[ASPEN/DISNEY WORLD/MILAN] Hvor spændende! Det bliver sådan en stor læringsoplevelse for [ELEV].

Jeg er glad for at [ORGANISERE ELEVENS MANGLENDE ARBEJDE OG GIVE DET TIL DEM, NÅR DE KOMMER TILBAGE/FØR DE FORLADER OS/SENDE DIG SKEMAET TIL AFSLUTTENDE EKSAMEN I JANUAR].

Vi ønsker dig en sikker rejse og en vidunderlig ferie!

Bemærk: På sekundært niveau har nogle skoler politikker for elever, der tager afsluttende eksamener på andre tidspunkter end det planlagte eksamenstidspunkt. Nogle har endda formularer, som forældre kan udfylde for at anmode om ferie. Sørg for at bekræfte med din skole, at du følger protokollen. Hvis du er på en ny skole, ville jeg også køre dit svar af lærere, der har været der et stykke tid for at sikre, at du er i tråd medandres svar.

Hver situation, barn og skole er forskellig, så du bliver nødt til at tilpasse dine svar derefter. Men med disse e-mailskabeloner har du en ramme for, hvordan du reagerer professionelt, venligt og på en måde, der beskytter alle involverede.

Hvis du vil have flere tips til forældrehåndtering, kan du tjekke denne gode oversigt.