في يوم من الأيام ، سنصلح نظام التعليم. سيحصل المعلمون على رواتب تنافسية ومزايا أكثر من كافية ومساعد شخصي للرد على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالوالدين. سأتمكن من إخبار حفيدي ، "كما تعلم ، عندما كنت مدرسًا ، كان علي أن أقضي جزءًا كبيرًا من يومي في إرسال بريد إلكتروني إلى والدي". تنادي ، "أمي! كلام الجدة مرة أخرى. " يعرف!" أو "قال عزرا أطرف شيء في الفصل اليوم!"

ولكن قبل أن نصل إلى القوالب ، إليك بعض القواعد الجيدة لإرسال بريد إلكتروني إلى الوالدين:

• كن موجز ولكن مهذب. أبدأ دائمًا بشكرهم على التواصل معهم ومحاولة التحقق من مخاوفهم.
• افترض أفضل النوايا. الاعتراف بإمكانية سوء الاتصال والمفاهيم الخاطئة والأخطاء عندما يكون ذلك ممكنًا بدلاً من اللوم. تفوق قيمة العلاقات الجديرة بالثقة إلى حد بعيد الرضا المؤقت عن القدرة على كتابة ، "لكل بريد إلكتروني آخر ... عزيزي ____ "و" شكرًا ، ____ "، هذا أقل شيء عليك التفكير فيه. من الأفضل أن تقوم بإعداد توقيع تلقائي للبريد الإلكتروني!
• كن حذرًا فيما يتعلق بوقت الاستجابة. إنهمن المغري الرغبة في الرد على الفور. ولكن يمكن أن يؤدي ذلك في الواقع إلى زيادة عدد رسائل البريد الإلكتروني من خلال إنشاء بيئة من نوع النص / الدردشة ("أوه! شيء آخر!" "أوه ، لقد نسيت إرفاق النموذج.") بالإضافة إلى ذلك ، إذا قمت بإرسال بريد إلكتروني إلى الوالدين على الفور ، فإنهم " لنتوقع اتصالاً فوريًا منك في كل مرة. يمنح الانتظار - خاصةً مع رسائل البريد الإلكتروني الأكثر إثارة للجدل - فرصة للجميع للتهدئة قبل إرسال رد.
• لا توافق أو تلتزم بأي شيء تشعر بالغرابة تجاهه عبر البريد الإلكتروني. خذ الوقت الكافي لمناقشتها مع مدرسين آخرين أو مشرف قبل الرد. في بعض الأحيان ، سيطلب الآباء تجهيزات خاصة يجب أن تكون جزءًا من اجتماع IEP أكثر رسمية أو اجتماع 504.
• لا تضع أي شيء في البريد الإلكتروني قد تشعر بالخجل بشأن الدفاع عنه لمشرفك.

9 قوالب للرد على رسائل البريد الإلكتروني المخادعة للوالدين

1. البريد الإلكتروني "لم أكن أعرف شيئًا عن الاختبار / الاختبار / الرحلة الميدانية / الحدث"

عزيزي _____ ،

شكرًا جزيلاً على تواصلك معنا. يؤسفني سماع أنك فوجئت بـ [TEST / QUIZ / EVENT] الأسبوع الماضي. لقد تحققت للتو للتحقق من أنه مدرج في [NEWSLETTER / WEBSITE / SCHOOL INFORMATIONAL SYSTEM]. أخبرني إذا كانت لديك مشكلات في الوصول - أعلم أن هذا يمكن أن يحدث في بعض الأحيان.

يسعدني السماح لـ [الطالب] بإجراء الاختبار وفقًا لسياسة الدرجات الخاصة بنا. [أو: على الرغم من أن سياسة الدرجات الخاصة بنا لا تسمح للطلاب بإعادة إجراء الاختبارات ، فإليكبعض الطرق الأخرى التي يمكنه من خلالها إظهار تعلمه واسترداد تلك النقاط ...]

2. البريد الإلكتروني "أريد أن أعرف لماذا حصل طفلي على هذه الدرجة"

عزيزي _____ ،

شكرًا جزيلاً على بريدك الإلكتروني. يسعدني مشاركة المزيد من التعليقات معك حول مجالات التحسين الخاصة بـ [STUDENT]. اسمحوا لي أن أعرف ما إذا كانت [SPECIFIC START / END TIME] أو [SPECIFIC START / END TIME] تعمل بشكل أفضل بالنسبة لي للاتصال.

* ملاحظة: بينما يبدو أن هذا الأسلوب يضيف المزيد إلى عبء عملك ، في الواقع يستغرق الأمر وقتًا أقل لإجراء مكالمة هاتفية مقارنةً بمسح المواد ذات الصلة ، أو نسخ جميع الملاحظات التي قدمتها للطالب أو نسخها ولصقها ، ونسخ ولصق الأقسام ذات الصلة من نموذج التقييم ، وما إلى ذلك.

3. البريد الإلكتروني "أريد استبعاد طفلي من هذا الدرس / الكتاب لأنني أجده مسيئًا"

إذا كانت منطقتك لا تسمح بإلغاء الاشتراك في وحدة الدراسة هذه ولا توفر لغة إجابتك:

عزيزي _____ ،

شكرًا لك على مشاركة هذا القلق. تم إدراج [UNIT OF STUDY] كمعيار تعليمي للولاية: [COPY AND PASTE STANDARD]. تستوفي [وحدة الدراسة] هذه المتطلبات للتعلم. إذا كانت لديك أي أسئلة ، يرجى الاتصال بقائد المنطقة بخصوص [CONTENT AREA] ، [NAME] ، على [EMAIL].

إذا كانت منطقتك تسمح بإلغاء الاشتراك في هذه الوحدة الدراسية:

عزيزي _____ ،

شكرًا جزيلاً لتواصلكم معي. وفقًا لسياسة المنطقة ، سيتم منح مهمة بديلة إلى[الطالب]: [اسم التعيين البديل]. إذا كانت لديك أي أسئلة ، يرجى الاتصال بقائد المنطقة بخصوص [CONTENT AREA] ، [NAME] ، على [EMAIL].

ملاحظة: أعلم أنه من المغري الرغبة في المشاركة والشرح والتبرير تعليمك. ولكن كما علمت العام الماضي ، فإن هذا يفتح لك المزيد من العمل الذي يتلخص في النهاية في قيم ومعتقدات العائلات حول الإنسانية ، والتي ليست وظيفتنا التي يجب تغييرها. مع هذه المشكلة المحددة ، أعتقد أنه من الأفضل محاولة بناء علاقة إيجابية من خلال إظهار احترام الوالدين لرغباتهم (حتى لو كنت قد لا تتفق معهم).

4. البريد الإلكتروني "فصلك صعب جدًا على طفلي"

عزيزي ____ ،

يسعدني جدًا أنك تواصلت معي. أكره أن أعتقد أن [الطالب] يشعر بالارتباك أو الضياع في الفصل.

فلنبدأ بالبرامج التعليمية في [اليوم والوقت] ، حيث يمكنني الدردشة مع [الطالب] ومعرفة مكان انقطاع الاتصال. من هناك يمكننا وضع خطة إما لمواصلة البرامج التعليمية أو معالجة أي مشكلات متعلقة بالفصول الدراسية أو التوصية بالموارد لمنحه بعض الممارسة الإضافية.

5. البريد الإلكتروني "الرجاء إعطاء طفلي يومًا إضافيًا في المشروع لأن لدينا التزام الليلة الماضية" البريد الإلكتروني

إذا كان الجواب نعم:

عزيزي _____ ،

شكرًا على تواصلك معنا بشأن هذا الأمر. أتفهم كيف يمكن أن يصبح هذا الوقت من العام محمومًا.

هل يمكنك أن تطلب من [الطالب] أن [تحدث معي / بالبريد الإلكتروني] حول هذا اليوم؟ أعلم أن يطلب أشياء من أيمكن أن يشعر المعلم بالخوف ، لكني أحب أن أمنحهم فرصة منخفضة المخاطر لممارسة الدعوة الذاتية.

إذا كانت الإجابة لا:

عزيزي _____ ،

شكرًا على تواصلك معنا بشأن هذا الأمر. أنا أفهم كيف يمكن أن يصبح هذا الوقت محمومًا في هذا الوقت من العام.

وفقًا لسياسة مستوى الصف لدينا ، فإن [الاختبارات / المشاريع] المتأخرة هي [عدد] نقاط في اليوم. ومع ذلك ، يسعدني العمل مع [الطالب] على طرق أخرى لإظهار تعلمهم لاسترداد هذه النقاط.

6. "لا أعتقد أن طفلي يحصل على ما يكفي من الواجبات المنزلية. هل يمكنك إرسال المزيد؟ " البريد الإلكتروني

عزيزي ______ ،

شكرًا جزيلاً على تواصلك معنا بشأن هذا الأمر. من المهم بالنسبة لي أن تكون الواجبات المنزلية ذات مغزى ، ولكن أيضًا يتم تحدي كل طالب من طلابي بشكل مناسب.

إليك بعض الموارد عبر الإنترنت والروابط إلى كتب العمل الجيدة التي جمعتها لك لتوسيع نطاق التعلم في المنزل: ...

ملاحظة: أعتقد أنه من المهم وضع حدود مع العائلات ، بما في ذلك قدرتها على منحك المزيد من العمل. يؤدي تزويدهم بروابط إلى المصنفات والموارد عبر الإنترنت إلى ربطهم بفرص لتوسيع نطاق تعلم أطفالهم دون إعطائك نسخًا إضافيًا وتصنيفًا وتعليقات للقيام بها.

7. البريد الإلكتروني "يتلقى طفلي الكثير من الواجبات المنزلية / الواجبات المنزلية يستغرق وقتًا طويلاً" البريد الإلكتروني

عزيزي _____ ،

شكرًا على تواصلك معنا بخصوص هذا الأمر. من المهم جدًا بالنسبة لي أن يكون الواجب المنزلي مفيدًا وليس مرهقًا. يسعدني أن تخبرني بذلك.

أود الدردشةمعك حول بعض الأفكار التي لدي لتقليل الإرهاق الذي يشعر به [الطالب]. اسمحوا لي أن أعرف ما إذا كان [وقت محدد] أو [وقت محدد] يعمل بشكل أفضل بالنسبة لي للاتصال.

8. البريد الإلكتروني "أخبرني طفلي عن تفاعل سلبي معك / زميل الدراسة"

عزيزي _____ ،

يسعدني جدًا أنك أبلغتني بهذا الأمر. يؤسفني جدًا سماع أن [الطالب] كان يشعر [بالانزعاج / الإحباط] بشأن ما حدث بالأمس.

أرغب في الدردشة معك حول هذا الأمر للتأكد من أنني أفهم كل شيء بشكل صحيح. اسمحوا لي أن أعرف ما إذا كان [وقت محدد] أو [وقت محدد] يعمل بشكل أفضل بالنسبة لي للاتصال.

ملاحظة: مثل البريد الإلكتروني "أريد أن أعرف لماذا حصل طفلي على هذه الدرجة" ، فإن هذا الأسلوب في الواقع يوفر عليك العمل (وخطر إساءة تفسير النغمة). ولكن الأهم من ذلك ، أن هذا النهج يحمي أيضًا خصوصية الطالب إذا أراد الوالد مناقشة حادثة تتعلق بزميل في الفصل.

9. "نحن ذاهبون في إجازة ، هل يمكننا الحصول على العمل / الاختبار في وقت مبكر؟" البريد الإلكتروني

عزيزي _____ ،

[ASPEN / DISNEY WORLD / MILAN]! كم هو مثير! ستكون هذه تجربة تعليمية رائعة لـ [الطالب].

يسعدني [تنظيم عمل الطالب المفقود وتقديمه إليهم عند عودتهم / قبل مغادرتهم / إرسال جدول الماكياج لك الامتحانات النهائية في يناير].

أتمنى لك سفريات آمنة وعطلة رائعة!

ملاحظة: في المرحلة الثانوية ، بعض المدارس لديها سياسات خاصة بالطلابإجراء الاختبارات النهائية في أوقات غير الوقت المحدد للاختبار. حتى أن البعض لديه نماذج للآباء لملءها لطلب الإجازات. تأكد من التحقق مع مدرستك من أنك تتبع البروتوكول. إذا كنت في مدرسة جديدة ، فسأرسل ردك أيضًا من قبل المعلمين الذين كانوا هناك لفترة من الوقت للتأكد من موافقتك على ردود الآخرين.

كل موقف ، طفل ، والمدرسة مختلفة ، لذا سيتعين عليك تعديل ردودك وفقًا لذلك. ولكن باستخدام قوالب البريد الإلكتروني هذه ، لديك إطار عمل لكيفية الرد بشكل احترافي ولطيف وبطريقة تحمي جميع المعنيين.

لمزيد من النصائح حول إدارة الوالدين ، تحقق من هذه الجولة الرائعة.