Bir gün eğitim sistemini onaracağız. Öğretmenler rekabetçi ücretlere, yeterli sosyal haklara ve velilerin e-postalarına yanıt verecek kişisel bir asistana sahip olacak. Torunuma, "Biliyor musun, ben öğretmenken günümün büyük bir bölümünü velilere e-posta göndererek geçirmek zorundaydım" diyebileceğim.

Hoverboard'undan atlarken kaşlarını çatacak ve "Anne! Büyükannem yine saçmalıyor" diye seslenecek.

O zamana kadar, ebeveynlere "Haber verdiğin için teşekkürler!" veya "Ezra bugün sınıftaki en komik şeyi söyledi!" gibi kısa e-postaların ötesinde e-posta göndermenin gerektirdiği zamandan ve çok değerli zihinsel enerjiden tasarruf etmek için kullanabileceğiniz bazı e-posta şablonları oluşturduk.

Ancak şablonlara geçmeden önce, ebeveynlere e-posta göndermek için bazı temel kuralları burada bulabilirsiniz:

• Kısa ama nazik olun. Her zaman bana ulaştıkları için teşekkür ederek ve endişelerini doğrulamaya çalışarak başlarım.
• En iyi niyetli olduğunuzu varsayın. Mümkün olduğunda suçlamak yerine yanlış iletişim, yanlış algılama ve hata olasılığını kabul edin. Güvenilir ilişkilerin değeri, "Son e-postama göre ..." yazabilmenin geçici tatmininden çok daha ağır basar.
• Varsayılan bir karşılama ve kapanış hazır olsun. Her zaman "Sayın ____" ve "Teşekkürler, ____" ifadelerini kullanırsanız, düşünmeniz gereken bir şey daha azalır. Otomatik bir e-posta imzası ayarlarsanız daha da iyi olur!
• Yanıt süreniz konusunda dikkatli olun. Hemen yanıt vermek istemek cazip gelebilir. Ancak bu, metin/sohbet türü bir ortam yaratarak e-posta sayısını artırabilir ("Ah! Bir şey daha!" "Ah, formu eklemeyi unuttum.") Ayrıca, ebeveynlere hemen e-posta gönderirseniz, sizden her seferinde anında iletişim beklerler. Beklemek -özellikle daha tartışmalı e-postalarda- herkese daha önce sakinleşme şansı verir.bir yanıt gönderiyor.
• E-posta yoluyla garip hissettiğiniz hiçbir şeyi kabul etmeyin veya taahhüt etmeyin. Yanıt vermeden önce diğer öğretmenlerle veya bir amirle konuşmak için zaman ayırın. Bazen ebeveynler, daha resmi bir IEP veya 504 toplantısının bir parçası olması gereken özel düzenlemeler talep ederler.
• Müfettişinize karşı savunmaktan çekineceğiniz hiçbir şeyi e-postanıza koymayın.

9 Zor Ebeveyn E-postalarına Yanıt Vermek İçin Şablonlar

1. "Test/sınav/saha gezisi/etkinlikten haberim yoktu" e-postası

Sevgili _____,

Geçen haftaki [TEST/QUIZ/ETKİNLİK]'e hazırlıksız yakalandığınızı duyduğuma üzüldüm. Az önce [BÜLTEN/WEB SİTESİ/OKUL BİLGİLENDİRME SİSTEMİ]'nde listelendiğini doğrulamak için kontrol ettim. Erişim sorunu yaşarsanız bana bildirin - bazen bunun olabileceğini biliyorum.

Not verme politikamız uyarınca [ÖĞRENCİ]'nin sınavı telafi etmesine izin vermekten mutluluk duyarım. [VEYA: Not verme politikamız öğrencilerin sınavları tekrar etmesine izin vermese de, işte öğrendiğini gösterebileceği ve bu puanları telafi edebileceği diğer bazı yollar ...]

2. "Çocuğumun neden bu notu aldığını bilmek istiyorum" e-postası

Sevgili _____,

E-postanız için çok teşekkürler. [ÖĞRENCİ]'nin gelişim alanları hakkında sizinle daha fazla geri bildirim paylaşmaktan mutluluk duyarım. Aramam için [BELİRLİ BAŞLAMA/BİTİŞ SAATİ]'nin mi yoksa [BELİRLİ BAŞLAMA/BİTİŞ SAATİ]'nin mi daha uygun olduğunu bana bildirin.

*Not: Bu yaklaşım iş yükünüzü artırıyor gibi görünse de, aslında bir telefon görüşmesine atlamak, ilgili materyalleri taramak, öğrenciye verdiğiniz tüm geri bildirimleri yazıya dökmek veya kopyalayıp yapıştırmak ve dereceli puanlama anahtarının ilgili bölümlerini kopyalayıp yapıştırmaktan daha az zaman alır.

3. "Saldırgan bulduğum için çocuğumu bu dersten/kitaptan çıkarmak istiyorum" e-postası

Bölgeniz bu çalışma ünitesi için vazgeçmeye izin vermiyorsa ve yanıtınız için dil sağlamıyorsa:

Sevgili _____,

Bu endişenizi paylaştığınız için teşekkür ederiz. [ÇALIŞMA ÜNİTESİ] bir eyalet öğrenme standardı olarak listelenmiştir: [KOPYALA VE YAPIŞTIR STANDARDI]. [ÇALIŞMA ÜNİTESİ] öğrenme için bu gereksinimleri karşılamaktadır. Herhangi bir sorunuz varsa, lütfen [İÇERİK ALANI] için bölge liderimiz [AD] ile [E-POSTA] adresinden iletişime geçin.

Bölgeniz bu çalışma ünitesinden vazgeçmeye izin veriyorsa:

Sevgili _____,

Bu konuyu benimle paylaştığınız için çok teşekkür ederim. Bölge politikası uyarınca, [ÖĞRENCİ]'ye alternatif bir görev verilecektir: [ALTERNATİF GÖREVİN ADI]. Herhangi bir sorunuz varsa, lütfen [İÇERİK ALANI] için bölge liderimiz [AD] ile [E-POSTA] adresinden iletişime geçin.

Not: Öğrettiğiniz şeyle ilgilenmek, açıklamak ve haklı çıkarmak istemenin cazip olduğunu biliyorum. Ancak geçen yıl öğrendiğim gibi, bu sadece sizi daha fazla çalışmaya itiyor ve sonuçta ailelerin insanlık hakkındaki değerlerine ve inançlarına dayanıyor, ki bunları değiştirmek bizim işimiz değil. Bu özel konuda, ebeveynlerin isteklerine saygı duyduğunuzu göstererek olumlu bir ilişki kurmaya çalışmanın daha iyi olduğunu düşünüyorum (sizonlarla aynı fikirde olmayabilir).

4. "Sınıfınız çocuğum için çok zor" e-postası

Sevgili ____,

Ulaştığınıza çok sevindim. [ÖĞRENCİ]'nin sınıfta kafasının karıştığını veya kaybolduğunu düşünmekten nefret ediyorum.

GÜN ve SAAT]'te [ÖĞRENCİ] ile sohbet edebileceğim ve kopukluğun nerede olduğunu anlayabileceğim derslerle başlayalım. Oradan, derslere devam etmek, ilgili sınıf sorunlarını ele almak veya ona biraz daha fazla pratik kazandırmak için kaynaklar önermek için bir plan geliştirebiliriz.

5. "Lütfen çocuğuma proje için fazladan bir gün verin çünkü dün gece bir taahhüdümüz vardı" e-postası

Eğer cevabınız evet ise:

Sevgili _____,

Bu konuda bize ulaştığınız için teşekkürler. Yılın bu zamanlarının ne kadar telaşlı olabileceğini anlıyorum.

ÖĞRENCİ]'den bugün benimle bu konuda [KONUŞMASINI/MAİL ATMASINI] isteyebilir misiniz? Bir öğretmenden bir şeyler istemenin göz korkutucu olabileceğini biliyorum, ancak onlara öz savunuculuk uygulamaları için düşük riskli bir fırsat vermek isterim.

Eğer cevabınız hayır ise:

Sevgili _____,

Bu konuda bize ulaştığınız için teşekkürler. Yılın bu zamanlarının ne kadar telaşlı olabileceğini anlıyorum.

Sınıf düzeyindeki politikamıza göre, geç kalan [TESTLER/PROJELER] her gün için [SAYI] puan düşer. Ancak, bu puanları telafi etmek için öğrendiklerini gösterebilecekleri başka yollar üzerinde [ÖĞRENCİ] ile çalışmaktan mutluluk duyarım.

6. "Çocuğumun yeterince ödev almadığını düşünüyorum. Daha fazla gönderebilir misiniz?" e-postası

Sevgili ______,

Bu konuda bana ulaştığınız için çok teşekkür ederim. Ev ödevlerinin anlamlı olması ve aynı zamanda her bir öğrencimin uygun şekilde zorlanması benim için çok önemli.

İşte evde öğrenmeyi genişletmeniz için topladığım bazı çevrimiçi kaynaklar ve iyi çalışma kitaplarına bağlantılar: ...

Not: Size daha fazla iş vermeleri de dahil olmak üzere ailelerle sınırlar belirlemenin önemli olduğunu düşünüyorum. Onlara çalışma kitaplarına ve çevrimiçi kaynaklara bağlantılar sağlamak, size fazladan kopyalama, not verme ve geri bildirim yapma zorunluluğu getirmeden çocuklarının öğrenimini genişletme fırsatlarını onlara bağlar.

7. "Çocuğum çok fazla ödev alıyor/ödevler çok uzun sürüyor" e-postası

Sevgili _____,

Bu konuda bana ulaştığınız için teşekkür ederim. Ev ödevlerinin stresli değil anlamlı olması benim için çok önemli.

ÖĞRENCİ]'nin hissettiği bunaltıyı azaltmak için sahip olduğum bazı fikirler hakkında sizinle sohbet etmek isterim. Aramam için [BELİRLİ ZAMAN]'ın mı yoksa [BELİRLİ ZAMAN]'ın mı daha uygun olduğunu bana bildirin.

8. "Çocuğum bana sizinle/sınıf arkadaşıyla olumsuz bir etkileşimden bahsetti" e-postası

Sevgili _____,

Bunu bana bildirmenize çok sevindim. Dün olanlardan dolayı [ÖĞRENCİ]'nin [ÜZGÜN/GÜVENSİZ] hissettiğini duyduğuma çok üzüldüm.

Her şeyi doğru anladığımdan emin olmak için sizinle bu konuda sohbet etmek isterim. Aramam için [BELİRLİ ZAMAN] mı yoksa [BELİRLİ SAAT] mi daha uygun olur, bana bildirin.

Not: "Çocuğumun neden bu notu aldığını bilmek istiyorum" e-postası gibi, bu yaklaşım da aslında sizi işten (ve üslubun yanlış yorumlanma riskinden) kurtarır. Ancak daha da önemlisi, bu yaklaşım, veli bir sınıf arkadaşıyla ilgili bir olayı tartışmak isterse öğrencinin mahremiyetini de korur.

9. "Tatile çıkıyoruz, işi/testi erken alabilir miyiz?" e-postası

Sevgili _____,

[ASPEN/DISNEY WORLD/MILAN]! Ne kadar heyecan verici! Bu [ÖĞRENCİ] için harika bir öğrenme deneyimi olacak.

ÖĞRENCİNİN EKSİK ÇALIŞMALARINI DÜZENLEYİP DÖNÜŞLERİNDE/AYRILMADAN ÖNCE ONLARA VERMEKTEN/SİZE OCAK AYINDAKİ FİNAL SINAVLARI İÇİN TELAFİ PROGRAMI GÖNDERMEKTEN] mutluluk duyarım.

Güvenli seyahatler ve harika bir tatil dilerim!

Not: Ortaöğretim düzeyinde, bazı okulların öğrencilerin final sınavlarına planlanan sınav saatinden farklı zamanlarda girmelerine ilişkin politikaları vardır. Hatta bazılarında ebeveynlerin tatil talep etmek için dolduracakları formlar bile vardır. Protokole uyduğunuzu okulunuzdan doğruladığınızdan emin olun. Yeni bir okuldaysanız, cevabınızı bir süredir orada bulunan öğretmenlere de sorarak, aşağıdakilerle uyumlu olduğunuzdan emin olurumdiğerlerinin yanıtları.

Her durum, çocuk ve okul farklıdır, bu nedenle yanıtlarınızı buna göre ayarlamanız gerekecektir. Ancak bu e-posta şablonlarıyla, profesyonelce, nazikçe ve ilgili herkesi koruyacak şekilde nasıl yanıt vereceğinize dair bir çerçeveye sahip olursunuz.

Ebeveyn yönetimi hakkında daha fazla ipucu için bu harika derlemeye göz atın.