Jedného dňa napravíme vzdelávací systém. Učitelia budú mať konkurencieschopné platy, viac ako primerané výhody a osobného asistenta, ktorý bude odpovedať na e-maily od rodičov. Budem môcť povedať svojmu vnukovi: "Vieš, keď som bol učiteľom, musel som stráviť veľkú časť dňa písaním e-mailov rodičom."

Vyskočí zo svojho hoverboardu, zamračí sa a zavolá: "Mami! Stará mama zase hovorí nezmysly."

Dovtedy sme vytvorili niekoľko šablón e-mailov, ktoré môžete použiť na ušetrenie času a príliš drahocennej duševnej energie, ktorú si vyžaduje posielanie e-mailov rodičom nad rámec rýchleho "Ďakujem, že ste mi dali vedieť!" alebo "Ezra dnes v triede povedal najzábavnejšiu vec!"

Ale skôr, ako sa dostaneme k šablónam, uvedieme niekoľko dobrých pravidiel pre posielanie e-mailov rodičom:

• Buďte struční, ale zdvorilí. Vždy začnem poďakovaním, že sa mi ozvali, a snažím sa potvrdiť ich obavy.
• Predpokladajte tie najlepšie úmysly. Ak je to možné, namiesto obviňovania priznajte možnosť nedorozumenia, nesprávneho pochopenia a omylov. Hodnota dôveryhodných vzťahov ďaleko prevyšuje dočasné uspokojenie z toho, že môžete napísať: "Podľa môjho posledného e-mailu..."
• Pripravte si predvolený pozdrav a uzávierku. Ak vždy použijete "Drahý ____" a "Ďakujem, ____", máte o jednu vec menej, na ktorú musíte myslieť. Ešte lepšie je, ak si nastavíte automatický podpis e-mailu!
• Dávajte si pozor na čas odozvy. Je lákavé chcieť hneď odpovedať. Ale v skutočnosti to môže zvýšiť počet e-mailov tým, že sa vytvorí prostredie typu textového rozhovoru ("Ešte jedna vec!" "Aha, zabudol som pripojiť formulár.") Navyše, ak rodičom pošlete e-mail hneď, budú od vás vždy očakávať okamžitú komunikáciu. Počkajte - najmä pri spornejších e-mailoch - a dajte všetkým šancu vychladnúť, kýmodoslanie odpovede.
• Nesúhlaste ani sa nezaväzujte k ničomu, z čoho máte divný pocit prostredníctvom e-mailu. Pred odpoveďou si nájdite čas a prediskutujte ju s ostatnými učiteľmi alebo nadriadeným. Niekedy rodičia požiadajú o špeciálne úpravy, ktoré by mali byť súčasťou formálnejšieho stretnutia IEP alebo 504.
• Do e-mailu nepíšte nič, čo by ste sa hanbili obhajovať pred svojím nadriadeným.

9 šablón pre odpovede na komplikované e-maily od rodičov

1. E-mail "Nevedel som o teste/kvíze/výlete/podujatí"

Drahá _____,

Je mi ľúto, že ste boli zaskočení minulotýždňovým [TEST/QUIZ/EVENT]. Práve som skontrolovala, či je uvedený v [NEWSLETTER/WEBSITE/SCHOOL INFORMATION SYSTEM]. Dajte mi vedieť, ak ste mali problémy s prístupom - viem, že sa to niekedy môže stať.

Som rád, že môžem povoliť [ŠTUDENTOVI] opraviť si test podľa našich pravidiel hodnotenia [ALEBO: Hoci naše pravidlá hodnotenia neumožňujú študentom opakovať testy, tu je niekoľko iných spôsobov, ako môže preukázať svoje znalosti a získať späť tieto body...]

2. E-mail "Chcem vedieť, prečo moje dieťa dostalo túto známku"

Drahá _____,

Veľmi pekne ďakujem za váš e-mail. Rád sa s vami podelím o ďalšiu spätnú väzbu týkajúcu sa oblastí, v ktorých sa má [ŠTUDENT] zlepšiť. Dajte mi vedieť, či je pre mňa vhodnejšie zavolať [KONKRÉTNY ČAS ZAČIATKU/Ukončenia] alebo [KONKRÉTNY ČAS ZAČIATKU/Ukončenia].

*Poznámka: Aj keď sa môže zdať, že tento prístup zvyšuje vašu pracovnú záťaž, v skutočnosti trvá kratšie, než keby ste telefonovali, skenovali príslušné materiály, prepisovali alebo kopírovali všetku spätnú väzbu, ktorú ste študentovi poskytli, kopírovali a vkladali príslušné časti rubriky atď.

3. E-mail "Chcem vylúčiť svoje dieťa z tejto hodiny/knihy, pretože ju považujem za urážlivú"

Ak váš okres neumožňuje odmietnutie tejto študijnej jednotky a neposkytuje jazyk pre vašu odpoveď:

Drahá _____,

Ďakujeme, že ste sa s nami podelili o tento problém. [UNIT OF STUDY] je uvedený ako štátny vzdelávací štandard: [KOPÍRUJTE A NAPÍŠTE ŠTANDARD]. [UNIT OF STUDY] spĺňa tieto požiadavky na vzdelávanie. Ak máte akékoľvek otázky, obráťte sa na nášho okresného vedúceho pre [OBSAHOVÁ OBLASŤ], [Meno], na [EMAIL].

Ak váš okres umožňuje vyradenie tejto študijnej jednotky:

Drahá _____,

Veľmi pekne ďakujem za to, že ste mi to oznámili. Podľa pravidiel okresu bude [ŠTUDENTOVI] udelená náhradná úloha: [NÁZOV NÁHRADNEJ ÚLOHY]. Ak máte akékoľvek otázky, obráťte sa, prosím, na nášho okresného vedúceho pre [OBLASŤ OBSAHU], [NÁZOV], na [EMAIL].

Poznámka: Viem, že je lákavé chcieť sa angažovať, vysvetľovať a ospravedlňovať svoje učenie. Ale ako som sa naučil minulý rok, to vám len otvára viac práce, ktorá sa v konečnom dôsledku odvíja od hodnôt a presvedčenia rodín o ľudskosti, ktoré nie je našou úlohou meniť. Pri tejto konkrétnej otázke si myslím, že je lepšie pokúsiť sa vybudovať pozitívny vzťah tým, že rodičom ukážete, že rešpektujete ich želania (aj keďnemusí s nimi súhlasiť).

4. E-mail "Vaša trieda je pre moje dieťa príliš ťažká"

Drahá ____,

Som veľmi rada, že ste sa mi ozvali. Nerada si myslím, že [ŠTUDENT] sa v triede cítil zmätený alebo stratený.

Začnime s výučbou v [DEŇ a ČAS], kde sa môžem porozprávať so [ŠTUDENTOM] a zistiť, kde dochádza k prerušeniu spolupráce. Potom môžeme vypracovať plán, ako pokračovať vo výučbe, riešiť príslušné problémy v triede alebo mu odporučiť zdroje na dodatočné precvičenie.

5. E-mail "Prosím, dajte môjmu dieťaťu deň navyše na projekt, pretože sme mali včera večer záväzok"

Ak je odpoveď áno:

Drahá _____,

Ďakujem, že ste sa ozvali. Chápem, aké hektické môže byť toto ročné obdobie.

Mohli by ste požiadať [ŠTUDENTA], aby sa so mnou o tom dnes [POHOVORILI]? Viem, že pýtať sa na veci od učiteľa môže byť zastrašujúce, ale rád by som im poskytol nízkorizikovú príležitosť na precvičenie sebaobhajovania.

Ak je odpoveď nie:

Drahá _____,

Ďakujem, že ste sa ozvali. Chápem, aké hektické môže byť toto ročné obdobie.

Podľa pravidiel našej triedy sa za oneskorené [TESTY/PROJEKTY] strháva [POČET] bodov za deň. Rád však budem s [ŠTUDENTOM] pracovať na iných spôsoboch, ako môže preukázať svoje učenie, aby tieto body získal späť.

6. E-mail "Myslím, že moje dieťa nedostáva dosť domácich úloh. Môžete poslať ďalšie?"

Drahá ______,

Veľmi pekne ďakujem, že ste ma v tejto veci oslovili. Je pre mňa dôležité, aby boli domáce úlohy zmysluplné, ale aj to, aby každý z mojich žiakov dostal primeranú výzvu.

Tu je niekoľko online zdrojov a odkazov na dobré pracovné zošity, ktoré som pre vás zozbierala na rozšírenie učenia doma: ...

Poznámka: Myslím si, že je dôležité stanoviť hranice s rodinami, vrátane ich možnosti dať vám viac práce. Poskytnutie odkazov na pracovné zošity a online zdroje s nimi spája možnosti rozšíriť učenie ich dieťaťa bez toho, aby ste museli robiť ďalšie kopírovanie, známkovanie a spätnú väzbu.

7. E-mail "Moje dieťa dostáva príliš veľa domácich úloh/domáce úlohy trvajú príliš dlho"

Drahá _____,

Ďakujem, že ste ma v tejto veci oslovili. Je pre mňa veľmi dôležité, aby domáce úlohy boli zmysluplné, nie stresujúce. Som rada, že ste mi dali vedieť.

Rád by som sa s vami porozprával o niektorých nápadoch, ktoré mám na zníženie preťaženia, ktoré [ŠTUDENT] pociťuje. Dajte mi vedieť, či je pre mňa lepšie zavolať v [KONKRÉTNY ČAS] alebo [KONKRÉTNY ČAS].

8. E-mail "Moje dieťa mi povedalo o negatívnej interakcii s vami/spolužiakom"

Drahá _____,

Som veľmi rada, že ste mi o tom dali vedieť. Je mi veľmi ľúto, že [ŠTUDENT] sa cítil [ROZRUŠENÝ/FRUSTROVANÝ] z toho, čo sa včera stalo.

Rád by som sa s vami o tom porozprával, aby som sa uistil, že všetkému správne rozumiem. Dajte mi vedieť, či je pre mňa lepšie zavolať [KONKRÉTNY ČAS] alebo [KONKRÉTNY ČAS].

Poznámka: Podobne ako v prípade e-mailu "Chcem vedieť, prečo moje dieťa dostalo takúto známku", aj tento prístup vám v skutočnosti ušetrí prácu (a riziko nesprávnej interpretácie tónu). Dôležitejšie však je, že tento prístup chráni aj súkromie žiaka, ak chce rodič diskutovať o incidente, ktorý sa týka spolužiaka.

9. E-mail "Ideme na dovolenku, môžeme dostať prácu/test skôr?"

Drahá _____,

[ASPEN/DISNEY WORLD/MILAN]! Aké vzrušujúce! To bude pre [ŠTUDENTA] taká skvelá skúsenosť.

Rád [ZORGANIZUJTE ZMEŠKANÚ PRÁCU ŠTUDENTA A DÁTE JEMU JU HNEĎ PO NÁVRATE/PREZ ODCHODOM/POŠLITE VÁM ROZPIS NA ZÁVEREČNÉ SKÚŠKY V JANUÁRI].

Prajeme vám šťastnú cestu a krásnu dovolenku!

Poznámka: Na stredných školách majú niektoré školy pravidlá, podľa ktorých môžu študenti absolvovať záverečné skúšky v inom ako plánovanom čase. Niektoré majú dokonca formuláre, ktoré môžu rodičia vyplniť a požiadať o voľno. Uistite sa, že ste na svojej škole overili, či postupujete podľa protokolu. Ak ste na novej škole, svoju odpoveď by som overil aj u učiteľov, ktorí tam už nejaký čas pôsobia, aby ste sa uistili, že ste v súlade sodpovede ostatných.

Každá situácia, každé dieťa a každá škola je iná, preto budete musieť svoje reakcie prispôsobiť. Vďaka týmto šablónam e-mailov však máte k dispozícii rámec, ako reagovať profesionálne, láskavo a spôsobom, ktorý chráni všetkých zúčastnených.

Ďalšie tipy týkajúce sa riadenia rodičov nájdete v tomto skvelom súhrne.