ایک دن، ہم تعلیمی نظام کو ٹھیک کر دیں گے۔ اساتذہ کے پاس مسابقتی تنخواہ، مناسب سے زیادہ فوائد، اور والدین کی ای میلز کا جواب دینے کے لیے ایک ذاتی معاون ہوگا۔ میں اپنے پوتے کو بتانے کے قابل ہو جاؤں گا، "آپ جانتے ہیں، جب میں ایک استاد تھا تو مجھے اپنے دن کا ایک بڑا حصہ والدین کو ای میل کرنے میں صرف کرنا پڑتا تھا۔"

اپنے ہوور بورڈ سے کودتے ہوئے، وہ جھک جائے گا اور پکارا، "ماں! دادی ایک بار پھر بکواس کر رہی ہیں۔"

اس وقت تک، ہم نے کچھ ای میل ٹیمپلیٹس بنائے ہیں جن کا استعمال آپ وقت بچانے کے لیے کر سکتے ہیں اور والدین کو ای میل کرنے کے لیے جو بہت قیمتی ذہنی توانائی لیتی ہے، اس سے زیادہ "مجھے اجازت دینے کا شکریہ جانو!" یا "عزرا نے آج کلاس میں سب سے دلچسپ بات کہی!"

لیکن اس سے پہلے کہ ہم ٹیمپلیٹس پر جائیں، والدین کو ای میل کرنے کے لیے کچھ اچھے اصول یہ ہیں:

• مختصر، لیکن شائستہ. میں ہمیشہ ان تک پہنچنے کے لیے ان کا شکریہ ادا کرتے ہوئے شروع کرتا ہوں اور ان کے خدشات کو درست کرنے کی کوشش کرتا ہوں۔
• بہترین ارادوں کا اندازہ لگائیں۔ الزام تراشی کے بجائے جب ممکن ہو تو غلط فہمیوں، غلط فہمیوں اور غلطیوں کے امکان کو تسلیم کریں۔ قابل اعتماد رشتوں کی قدر اس وقتی اطمینان سے کہیں زیادہ ہے جو لکھنے کے قابل ہے، "میرے آخری ای میل کے مطابق …"
• پہلے سے طے شدہ سلام اور بند ہونے کے لیے تیار رہیں۔ اگر آپ ہمیشہ " پیارے ____" اور "شکریہ، ____"، یہ ایک کم چیز ہے جس کے بارے میں آپ کو سوچنا ہوگا۔ اس سے بھی بہتر اگر آپ ایک خودکار ای میل دستخط ترتیب دیتے ہیں!
• اپنے جواب کے وقت سے محتاط رہیں۔ یہ ہےفوری طور پر جواب بند کرنا چاہتے ہیں۔ لیکن یہ حقیقت میں ٹیکسٹ/چیٹ کی قسم کا ماحول بنا کر ای میلز کی تعداد میں اضافہ کر سکتا ہے ("اوہ! ایک اور چیز!" "اوہ، میں فارم منسلک کرنا بھول گیا۔") اس کے علاوہ، اگر آپ والدین کو فوراً ای میل کرتے ہیں، تو وہ' ہر بار آپ سے فوری مواصلت کی توقع کروں گا۔ انتظار کرنا—خاص طور پر زیادہ متنازعہ ای میلز پر—جو جواب بھیجنے سے پہلے ہر کسی کو ٹھنڈا ہونے کا موقع فراہم کرتا ہے۔
• ای میل پر آپ کو جس چیز کے بارے میں عجیب لگے اس سے متفق نہ ہوں یا اس کا عہد نہ کریں۔ وقت نکالیں۔ جواب دینے سے پہلے دوسرے اساتذہ یا سپروائزر سے اس پر بات کرنا۔ بعض اوقات والدین خصوصی رہائش کی درخواست کریں گے جو زیادہ رسمی IEP یا 504 میٹنگ کا حصہ ہونی چاہیے۔
• ای میل میں ایسی کوئی بھی چیز نہ ڈالیں جو آپ کو اپنے سپرنٹنڈنٹ سے دفاع کرنے میں شرم محسوس ہو۔

9 ٹیمپلیٹس برائے مشکل والدین کی ای میلز کا جواب دینے کے لیے

1۔ "میں ٹیسٹ/کوئز/فیلڈ ٹرپ/ایونٹ کے بارے میں نہیں جانتا تھا" ای میل

محترم _____،

پہنچنے کا بہت شکریہ۔ مجھے یہ سن کر افسوس ہوا کہ آپ پچھلے ہفتے [TEST/QUIZ/EVENT] کے دوران غیر محتاط پکڑے گئے تھے۔ میں نے ابھی یہ تصدیق کرنے کے لیے چیک کیا ہے کہ یہ [نیوزلیٹر/ویب سائٹ/اسکول انفارمیشنل سسٹم] میں درج ہے۔ اگر آپ کو رسائی کے مسائل تھے تو مجھے بتائیں — میں جانتا ہوں کہ کبھی کبھی ایسا ہو سکتا ہے۔

میں [طالب علم] کو ہماری گریڈنگ پالیسی کے مطابق ٹیسٹ دینے کی اجازت دینے پر خوش ہوں۔ [یا: اگرچہ ہماری گریڈنگ پالیسی طلباء کو دوبارہ کوئز لینے کی اجازت نہیں دیتی ہے، یہ ہیں۔کچھ اور طریقے جن سے وہ اپنی تعلیم دکھا سکتا ہے اور ان نکات کو دوبارہ حاصل کر سکتا ہے …]

2۔ "میں جاننا چاہتا ہوں کہ میرے بچے کو یہ گریڈ کیوں ملا" ای میل

پیارے _____,

آپ کی ای میل کا بہت شکریہ۔ میں بہتری کے لیے [طالب علم] کے شعبوں پر آپ کے ساتھ مزید تاثرات کا اشتراک کرنے میں خوش ہوں۔ مجھے بتائیں کہ آیا [مخصوص آغاز/آخر کا وقت] یا [مخصوص آغاز/آخر کا وقت] میرے لیے کال کرنے کے لیے بہتر کام کرتا ہے۔

*نوٹ: اگرچہ ایسا لگتا ہے کہ یہ طریقہ آپ کے کام کے بوجھ میں مزید اضافہ کر سکتا ہے۔ ، کسی فون کال پر آنے میں درحقیقت اس سے کم وقت لگتا ہے جتنا کہ متعلقہ مواد کو اسکین کرنے، آپ کے طالب علم کو دیے گئے تمام تاثرات کو نقل کرنے یا کاپی پیسٹ کرنے، اور روبرک وغیرہ کے متعلقہ حصوں کو کاپی اور پیسٹ کرنے میں۔

3۔ "میں اپنے بچے کو اس سبق/کتاب سے آپٹ آؤٹ کرنا چاہتا ہوں کیونکہ مجھے یہ ناگوار لگتا ہے" ای میل

اگر آپ کا ضلع مطالعہ کے اس یونٹ کے لیے آپٹ آؤٹ کرنے کی اجازت نہیں دیتا ہے اور اس کے لیے زبان فراہم نہیں کرتا ہے۔ آپ کا جواب:

محترم _____،

اس تشویش کا اشتراک کرنے کے لیے آپ کا شکریہ۔ [مطالعہ کی اکائی] کو ریاستی تعلیم کے معیار کے طور پر درج کیا گیا ہے: [کاپی اور پیسٹ اسٹینڈرڈ]۔ [مطالعہ کی اکائی] سیکھنے کے لیے ان تقاضوں کو پورا کرتا ہے۔ اگر آپ کے کوئی سوالات ہیں، تو براہ کرم [CONTENT AREA]، [NAME] کے لیے ہمارے ضلعی رہنما سے [EMAIL] پر رابطہ کریں۔

اگر آپ کا ضلع مطالعہ کے اس یونٹ کے لیے آپٹ آؤٹ کرنے کی اجازت دیتا ہے:

محترم _____،

میرے ساتھ یہ بات کرنے کا بہت شکریہ۔ ضلعی پالیسی کے مطابق، ایک متبادل تفویض دیا جائے گا۔[طالب علم]: [متبادل اسائنمنٹ کا نام]۔ اگر آپ کے کوئی سوالات ہیں، تو براہ کرم [CONTENT AREA]، [NAME] کے لیے ہمارے ضلعی رہنما سے [EMAIL] پر رابطہ کریں۔

نوٹ: میں جانتا ہوں کہ مشغول ہونا، وضاحت کرنا اور جواز پیش کرنا پرکشش ہے۔ آپ کی تعلیم. لیکن جیسا کہ میں نے پچھلے سال سیکھا، یہ صرف آپ کو مزید کام کے لیے کھولتا ہے جو بالآخر خاندانوں کی اقدار اور انسانیت کے بارے میں عقائد کو ابالتا ہے، جنہیں تبدیل کرنا ہمارا کام نہیں ہے۔ اس مخصوص مسئلے کے ساتھ، میں سمجھتا ہوں کہ والدین کو یہ دکھا کر کہ آپ ان کی خواہشات کا احترام کرتے ہوئے ایک مثبت رشتہ استوار کرنے کی کوشش کریں (چاہے آپ ان سے متفق نہ ہوں)۔

4۔ "آپ کی کلاس میرے بچے کے لیے بہت مشکل ہے" ای میل

پیارے ____،

مجھے بہت خوشی ہے کہ آپ نے رابطہ کیا۔ مجھے یہ سوچنے سے نفرت ہے کہ [طالب علم] کلاس میں الجھن محسوس کر رہا ہے یا کھو رہا ہے۔

آئیے [DAY اور TIME] کے سبق کے ساتھ شروع کریں، جہاں میں [طالب علم] کے ساتھ بات چیت کر سکتا ہوں اور معلوم کر سکتا ہوں کہ رابطہ منقطع کہاں ہو رہا ہے۔ وہاں سے ہم سبق کو جاری رکھنے، کلاس روم کے متعلقہ مسائل کو حل کرنے، یا اسے کچھ اضافی مشق دینے کے لیے وسائل تجویز کرنے کا منصوبہ بنا سکتے ہیں۔

5۔ "براہ کرم میرے بچے کو پروجیکٹ پر ایک اضافی دن دیں کیونکہ ہم نے کل رات ایک عہد کیا تھا" ای میل

اگر جواب ہاں میں ہے:

پیارے _____,

اس بارے میں پہنچنے کا شکریہ۔ میں سمجھتا ہوں کہ سال کا یہ وقت کتنا مصروف ہو سکتا ہے۔

کیا آپ [طالب علم] سے آج اس بارے میں مجھ سے بات کرنے کے لیے کہہ سکتے ہیں؟ میں a کی چیزیں پوچھنا جانتا ہوں۔استاد خوفزدہ محسوس کر سکتا ہے، لیکن میں انہیں خود وکالت کی مشق کرنے کا کم خطرہ موقع دینا پسند کروں گا۔

اگر جواب نہیں ہے:

محترم _____ ,

اس بارے میں پہنچنے کا شکریہ۔ میں سمجھتا ہوں کہ سال کا یہ وقت کتنا مصروف ہو سکتا ہے۔

ہماری گریڈ لیول پالیسی کے مطابق، دیر سے [TESTS/PROJECTS] فی دن [NUMBER] پوائنٹس کی چھٹی ہے۔ تاہم، میں [طالب علم] کے ساتھ دوسرے طریقوں پر کام کرنے میں خوش ہوں جن سے وہ ان پوائنٹس کو دوبارہ حاصل کرنے کے لیے اپنی تعلیم دکھا سکتے ہیں۔

6۔ "مجھے نہیں لگتا کہ میرے بچے کو کافی ہوم ورک مل رہا ہے۔ کیا آپ مزید بھیج سکتے ہیں؟" ای میل

محترم ______,

اس بارے میں پہنچنے کے لیے بہت شکریہ۔ میرے لیے یہ اہم ہے کہ ہوم ورک بامعنی ہو، لیکن یہ بھی کہ میرے ہر طالب علم کو مناسب طریقے سے چیلنج کیا گیا ہے۔

یہاں کچھ آن لائن وسائل اور اچھی ورک بکس کے لنکس ہیں جو میں نے آپ کے لیے گھر پر سیکھنے کو بڑھانے کے لیے جمع کیے ہیں: …

نوٹ: میرے خیال میں خاندانوں کے ساتھ حدود طے کرنا ضروری ہے، بشمول آپ کو مزید کام دینے کی ان کی اہلیت۔ انہیں ورک بک اور آن لائن وسائل کے لنکس فراہم کرنا آپ کو اضافی کاپی، گریڈنگ اور فیڈ بیک دیئے بغیر اپنے بچے کی تعلیم کو بڑھانے کے مواقع فراہم کرتا ہے۔

7۔ "میرے بچے کو بہت زیادہ ہوم ورک ہو رہا ہے/ہوم ورک میں بہت زیادہ وقت لگتا ہے" ای میل

پیارے _____،

اس کے بارے میں پہنچنے کا شکریہ۔ یہ میرے لیے بہت اہم ہے کہ ہوم ورک بامعنی ہے، دباؤ کا نہیں۔ مجھے خوشی ہوئی کہ آپ نے مجھے بتایا۔

میں چیٹ کرنا پسند کروں گا۔آپ کے ساتھ کچھ خیالات کے بارے میں جو [طالب علم] محسوس کر رہا ہے اسے کم کرنے کے لیے میرے پاس ہے۔ مجھے بتائیں کہ آیا [مخصوص وقت] یا [مخصوص وقت] میرے لیے کال کرنے کے لیے بہتر کام کرتا ہے۔

8۔ "میرے بچے نے مجھے آپ کے ساتھ منفی تعامل کے بارے میں بتایا" مجھے یہ سن کر بہت افسوس ہوا کہ کل جو کچھ ہوا اس کے بارے میں [طالب علم] [پریشان/مایوس] محسوس کر رہا تھا۔

میں آپ سے اس بارے میں بات کرنا پسند کروں گا تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ میں ہر چیز کو صحیح طریقے سے سمجھ رہا ہوں۔ مجھے بتائیں کہ آیا [مخصوص وقت] یا [مخصوص وقت] میرے لیے کال کرنے کے لیے بہتر کام کرتا ہے۔

نوٹ: "میں جاننا چاہتا ہوں کہ میرے بچے کو یہ گریڈ کیوں ملا" ای میل کی طرح، یہ طریقہ درحقیقت آپ کے کام کو بچاتا ہے (اور لہجے کی غلط تشریح ہونے کا خطرہ)۔ لیکن اس سے بھی اہم بات یہ ہے کہ یہ نقطہ نظر طالب علم کی رازداری کی بھی حفاظت کرتا ہے اگر والدین کسی ایسے واقعے پر بات کرنا چاہتے ہیں جس میں ہم جماعت شامل ہو۔

9۔ "ہم چھٹیوں پر جا رہے ہیں، کیا ہم کام/ٹیسٹ جلد حاصل کر سکتے ہیں؟" ای میل

پیارے _____،

[ASPEN/DISNEY WORLD/MILAN]! کتنا دلچسپ ہے! یہ [طالب علم] کے لیے سیکھنے کا بہت اچھا تجربہ ہوگا۔

میں [طالب علم کے چھوڑے ہوئے کام کو منظم کرنے اور ان کے واپس آنے پر/ان کے جانے سے پہلے/آپ کے لیے میک اپ شیڈول بھیجنے سے پہلے خوش ہوں جنوری میں فائنل امتحانات]۔

آپ کے لیے محفوظ سفر اور شاندار چھٹیوں کی خواہش!

نوٹ: ثانوی سطح پر، کچھ اسکولوں میں طلبہ سے متعلق پالیسیاں ہیںامتحان کے مقررہ وقت کے علاوہ دیگر اوقات میں فائنل امتحانات لینا۔ کچھ کے پاس والدین کے پاس چھٹیوں کی درخواست کرنے کے لیے فارم بھی ہوتے ہیں۔ اپنے اسکول سے تصدیق کرنا یقینی بنائیں کہ آپ پروٹوکول کی پیروی کر رہے ہیں۔ اگر آپ کسی نئے اسکول میں ہیں، تو میں آپ کا جواب ان اساتذہ کے ذریعہ بھی چلاؤں گا جو اس بات کو یقینی بنانے کے لیے وہاں موجود ہیں کہ آپ دوسروں کے جوابات کے ساتھ قدم بہ قدم ہیں۔

ہر صورت حال، بچہ ، اور اسکول مختلف ہے، لہذا آپ کو اپنے جوابات کو اسی کے مطابق ایڈجسٹ کرنا پڑے گا۔ لیکن ان ای میل ٹیمپلیٹس کے ساتھ، آپ کے پاس ایک فریم ورک ہے کہ کس طرح پیشہ ورانہ، مہربانی سے، اور اس طریقے سے جواب دینا ہے جو اس میں شامل ہر فرد کی حفاظت کرتا ہے۔

والدین کے انتظام کے بارے میں مزید تجاویز کے لیے، یہ زبردست راؤنڈ اپ دیکھیں۔<2

15>