Suatu hari nanti, kita akan memperbaiki sistem pendidikan. Guru akan mendapatkan gaji yang kompetitif, tunjangan yang lebih dari cukup, dan asisten pribadi untuk membalas email orang tua. Saya akan dapat mengatakan kepada cucu saya, "Kamu tahu, saat menjadi guru, saya harus menghabiskan sebagian besar waktu saya untuk mengirim email kepada orang tua."

Melompat dari hoverboard-nya, dia akan mengerutkan kening dan berseru, "Ibu, Nenek bicara omong kosong lagi."

Hingga saat itu, kami telah membuat beberapa templat email yang dapat Anda gunakan untuk menghemat waktu dan energi mental yang sangat berharga yang diperlukan untuk mengirim email kepada orang tua di luar "Terima kasih telah memberi tahu saya!" atau "Ezra mengatakan hal terlucu di kelas hari ini!"

Namun sebelum kita membahas templatnya, berikut ini beberapa aturan praktis untuk mengirim email kepada orang tua:

• Bersikaplah singkat, tetapi sopan. Saya selalu memulai dengan berterima kasih kepada mereka karena telah mengulurkan tangan dan mencoba memvalidasi kekhawatiran mereka.
• Asumsikan niat yang terbaik. Akui kemungkinan miskomunikasi, kesalahan persepsi, dan kesalahan jika memungkinkan, bukan menyalahkan. Nilai hubungan yang dapat dipercaya jauh lebih besar daripada kepuasan sementara karena dapat menulis, "Sesuai email terakhir saya..."
• Siapkan salam dan penutup default yang siap digunakan. Jika Anda selalu menggunakan "Dear ____" dan "Terima kasih, ____", maka ada satu hal yang perlu Anda pikirkan, dan lebih baik lagi jika Anda menyiapkan tanda tangan email otomatis!
• Berhati-hatilah dengan waktu respons Anda. Sangat menggoda untuk segera mengirimkan balasan. Namun hal ini sebenarnya dapat meningkatkan jumlah email dengan menciptakan lingkungan teks/chatting ("Oh! Satu hal lagi!" "Oh, saya lupa melampirkan formulir.") Ditambah lagi, jika Anda langsung mengirimkan email kepada orang tua, mereka akan mengharapkan komunikasi instan dari Anda setiap saat. Menunggu-terutama untuk email yang lebih kontroversial-memberi kesempatan kepada semua orang untuk menenangkan diri sebelummengirimkan tanggapan.
• Jangan menyetujui atau berkomitmen pada apa pun yang menurut Anda aneh melalui email. Luangkan waktu untuk membicarakannya dengan guru lain atau pengawas sebelum memberikan tanggapan. Terkadang orang tua akan meminta akomodasi khusus yang seharusnya menjadi bagian dari rapat IEP atau rapat 504 yang lebih formal.
• Jangan memasukkan apa pun ke dalam email yang membuat Anda merasa malu untuk membela diri kepada atasan Anda.

9 Template untuk Menanggapi Email Orang Tua yang Rumit

1. Email "Saya tidak tahu tentang tes/kuis/kunjungan lapangan/acara"

Dear _____,

Terima kasih banyak telah menghubungi saya. Saya minta maaf karena Anda tidak dapat mengikuti [TES/QUIZ/ACARA] minggu lalu. Saya baru saja memeriksa untuk memverifikasi bahwa itu terdaftar di [SURAT KABAR/SITUS/SISTEM INFORMASI SEKOLAH]. Beritahu saya jika Anda mengalami masalah akses-saya tahu hal itu kadang-kadang bisa terjadi.

Saya dengan senang hati mengizinkan [SISWA] untuk mengulang tes sesuai dengan kebijakan penilaian kami [ATAU: Meskipun kebijakan penilaian kami tidak mengizinkan siswa untuk mengulang kuis, berikut ini adalah beberapa cara lain yang dapat digunakan untuk menunjukkan hasil belajarnya dan mendapatkan kembali poin-poin tersebut...]

2. Email "Saya ingin tahu mengapa anak saya mendapat nilai ini"

Dear _____,

Terima kasih banyak atas email Anda. Saya akan dengan senang hati berbagi lebih banyak umpan balik dengan Anda mengenai area yang perlu ditingkatkan oleh [SISWA]. Beritahu saya apakah [WAKTU AWAL/AKHIR KHUSUS] atau [WAKTU AWAL/AKHIR KHUSUS] yang lebih baik untuk saya hubungi.

*Catatan: Meskipun pendekatan ini terlihat seperti menambah beban kerja Anda, namun sebenarnya waktu yang dibutuhkan untuk melakukan panggilan telepon lebih sedikit dibandingkan dengan waktu yang dibutuhkan untuk memindai materi yang relevan, menyalin atau menyalin-tempel semua umpan balik yang Anda berikan kepada siswa, serta menyalin dan menyalin-tempel bagian yang relevan dari rubrik, dll.

3. Email "Saya ingin mengeluarkan anak saya dari pelajaran/buku ini karena menurut saya menyinggung"

Jika distrik Anda tidak mengizinkan untuk tidak memilih unit studi ini dan tidak menyediakan bahasa untuk tanggapan Anda:

Dear _____,

Terima kasih telah menyampaikan masalah ini. [UNIT STUDI] terdaftar sebagai standar pembelajaran negara bagian: [STANDAR SALIN DAN TEMPEL]. [UNIT STUDI] memenuhi persyaratan ini untuk pembelajaran. Jika Anda memiliki pertanyaan, silakan hubungi pemimpin distrik kami untuk [AREA ISI], [NAMA], di [email].

Jika distrik Anda mengizinkan untuk tidak mengikuti unit studi ini:

Dear _____,

Terima kasih banyak telah mengkomunikasikan hal ini kepada saya. Sesuai dengan kebijakan distrik, tugas alternatif akan diberikan kepada [SISWA]: [NAMA TUGAS ALTERNATIF]. Jika Anda memiliki pertanyaan, silakan hubungi pemimpin distrik kami untuk [AREA ISI], [NAMA], di [email].

Catatan: Saya tahu Anda tergoda untuk terlibat, menjelaskan, dan membenarkan ajaran Anda. Namun, seperti yang saya pelajari tahun lalu, hal ini justru membuka peluang Anda untuk melakukan lebih banyak pekerjaan yang pada akhirnya bermuara pada nilai-nilai dan keyakinan keluarga tentang kemanusiaan, yang bukan tugas kita untuk mengubahnya. Untuk masalah khusus ini, saya pikir lebih baik mencoba membangun hubungan yang positif dengan menunjukkan kepada orang tua bahwa Anda menghargai keinginan mereka (meskipun Andamungkin tidak setuju dengan mereka).

4. Email "Kelas Anda terlalu sulit untuk anak saya"

Dear ____,

Saya sangat senang Anda mengulurkan tangan. Saya tidak suka berpikir [SISWA] merasa bingung atau tersesat di kelas.

Mari kita mulai dengan tutorial pada [HARI dan WAKTU], di mana saya dapat mengobrol dengan [SISWA] dan mencari tahu di mana ketidaksinambungan terjadi. Dari sana kita dapat menyusun rencana untuk melanjutkan tutorial, mengatasi masalah kelas yang relevan, atau merekomendasikan sumber daya untuk memberinya latihan tambahan.

5. Email "Tolong beri anak saya satu hari ekstra untuk proyek ini karena kami memiliki komitmen semalam"

Jika jawabannya adalah ya:

Dear _____,

Terima kasih telah menghubungi saya mengenai hal ini. Saya mengerti betapa sibuknya tahun ini.

Dapatkah Anda meminta [SISWA] untuk [BERBICARA DENGAN/EMAIL] saya tentang hal ini hari ini? Saya tahu bahwa menanyakan sesuatu kepada guru dapat terasa mengintimidasi, tetapi saya ingin memberikan kesempatan yang berisiko rendah kepada mereka untuk mempraktikkan advokasi diri.

Jika jawabannya tidak:

Dear _____,

Terima kasih telah menghubungi saya mengenai hal ini. Saya mengerti betapa sibuknya tahun ini.

Sesuai dengan kebijakan tingkat kelas kami, keterlambatan [TES/PROYEK] akan dikurangi [JUMLAH] poin per hari. Namun, saya dengan senang hati akan bekerja sama dengan [SISWA] dalam menemukan cara-cara lain yang dapat mereka gunakan untuk menunjukkan pembelajaran mereka untuk mendapatkan kembali poin tersebut.

6. Email "Saya rasa anak saya tidak mendapatkan cukup pekerjaan rumah, bisakah Anda mengirimkan lebih banyak lagi?"

Dear ______,

Terima kasih banyak atas tanggapan Anda mengenai hal ini. Sangat penting bagi saya bahwa pekerjaan rumah itu bermakna, tetapi juga bahwa setiap siswa saya ditantang dengan tepat.

Berikut adalah beberapa sumber daya online dan tautan ke buku kerja yang bagus yang telah saya kumpulkan bagi Anda untuk memperluas pembelajaran di rumah: ...

Catatan: Menurut saya, penting untuk menetapkan batasan dengan keluarga, termasuk kemampuan mereka untuk memberi Anda lebih banyak pekerjaan. Memberikan mereka tautan ke buku kerja dan sumber daya online akan memberikan kesempatan kepada mereka untuk memperluas pembelajaran anak mereka tanpa harus memberi Anda tambahan penyalinan, penilaian, dan umpan balik.

7. Email "Anak saya mendapatkan terlalu banyak pekerjaan rumah/pekerjaan rumah terlalu lama"

Dear _____,

Terima kasih telah menghubungi saya mengenai hal ini. Sangat penting bagi saya bahwa pekerjaan rumah adalah sesuatu yang berarti, bukan sesuatu yang membuat stres. Saya senang Anda memberi tahu saya.

Saya ingin mengobrol dengan Anda tentang beberapa ide yang saya miliki untuk mengurangi beban yang dirasakan [SISWA]. Beritahu saya apakah [WAKTU TERTENTU] atau [WAKTU TERTENTU] yang lebih baik untuk saya hubungi.

8. Email "Anak saya memberi tahu saya tentang interaksi negatif dengan Anda/teman sekelas"

Dear _____,

Saya sangat senang Anda memberi tahu saya tentang hal ini. Saya turut prihatin mendengar bahwa [SISWA] merasa [KECEWA/KESAL] atas apa yang terjadi kemarin.

Saya ingin mengobrol dengan Anda tentang hal ini untuk memastikan bahwa saya memahami semuanya dengan benar. Beritahu saya apakah [WAKTU TERTENTU] atau [WAKTU TERTENTU] yang lebih baik untuk saya hubungi.

Catatan: Seperti email "Saya ingin tahu mengapa anak saya mendapat nilai ini", pendekatan ini sebenarnya menghemat pekerjaan Anda (dan risiko nada yang disalahartikan). Namun yang lebih penting lagi, pendekatan ini juga melindungi privasi siswa jika orang tua ingin mendiskusikan insiden yang melibatkan teman sekelas.

9. Email "Kami akan berlibur, bisakah kami mengerjakan tugas/ujian lebih awal?"

Dear _____,

[Sungguh menarik! Itu akan menjadi pengalaman belajar yang luar biasa bagi [SISWA].

Saya dengan senang hati [MENGATUR TUGAS YANG TERLEWAT DARI SISWA DAN MEMBERIKANNYA KEPADA MEREKA SETELAH MEREKA PULANG/SEBELUM MEREKA MENINGGALKAN/MENGIRIMKAN JADWAL UJIAN AKHIR PADA BULAN JANUARI].

Semoga perjalanan Anda aman dan liburan Anda menyenangkan!

Catatan: Di tingkat sekolah menengah, beberapa sekolah memiliki kebijakan tentang siswa yang mengikuti ujian akhir di waktu lain selain waktu ujian yang dijadwalkan. Beberapa sekolah bahkan memiliki formulir yang harus diisi oleh orang tua untuk mengajukan permohonan liburan. Pastikan untuk memverifikasi dengan sekolah Anda bahwa Anda mengikuti protokol. Jika Anda berada di sekolah baru, saya juga akan menjalankan balasan Anda oleh guru yang telah ada di sana beberapa saat untuk memastikan Anda sesuai dengantanggapan orang lain.

Setiap situasi, anak, dan sekolah berbeda, jadi Anda harus menyesuaikan tanggapan Anda. Namun dengan templat email ini, Anda memiliki kerangka kerja tentang cara merespons secara profesional, ramah, dan dengan cara yang melindungi semua orang yang terlibat.

Untuk tips lebih lanjut mengenai manajemen orang tua, lihat rangkuman yang bagus ini.