Um dia, vamos reparar o sistema educativo. Os professores terão salários competitivos, benefícios mais do que adequados e um assistente pessoal para responder aos e-mails dos pais. Poderei dizer ao meu neto: "Sabes, quando eu era professor, tinha de passar grande parte do meu dia a enviar e-mails aos pais".

Ao saltar da sua prancha, franze o sobrolho e diz: "Mãe! A avó está outra vez a dizer disparates".

Até lá, criámos alguns modelos de e-mail que pode usar para poupar tempo e a energia mental demasiado preciosa que é necessária para enviar e-mails aos pais para além do rápido "Obrigado por me avisares!" ou "O Ezra disse a coisa mais engraçada na aula de hoje!"

Mas antes de chegarmos aos modelos, eis algumas boas regras para enviar mensagens de correio electrónico aos pais:

• Seja breve, mas educado. Começo sempre por agradecer-lhes por terem contactado e tento validar as suas preocupações.
• Assumir as melhores intenções. Reconhecer a possibilidade de falhas de comunicação, percepções erradas e erros sempre que possível, em vez de os culpar. O valor das relações de confiança ultrapassa de longe a satisfação temporária de poder escrever: "Segundo o meu último e-mail..."
• Tenha uma saudação e um fecho predefinidos prontos a utilizar. Se utilizar sempre "Caro ____" e "Obrigado, ____", é menos uma coisa em que tem de pensar. Melhor ainda se configurar uma assinatura de correio electrónico automática!
• Tenha cuidado com o seu tempo de resposta. É tentador querer responder de imediato, mas isso pode aumentar o número de e-mails ao criar um ambiente de texto/chat ("Oh! Mais uma coisa!" "Oh, esqueci-me de anexar o formulário.") Além disso, se enviar um e-mail aos pais de imediato, eles vão esperar sempre uma comunicação instantânea da sua parte. Esperar - especialmente em e-mails mais polémicos - dá a todos a oportunidade de se acalmarem antes deenviar uma resposta.
• Não concorde nem se comprometa com nada que lhe pareça estranho por correio electrónico. Por vezes, os pais pedem adaptações especiais que devem fazer parte de uma reunião mais formal do IEP ou do 504.
• Não coloque nada no e-mail que se sentiria envergonhado em defender ao seu superintendente.

9 modelos para responder a e-mails complicados dos pais

1. a mensagem de correio electrónico "Não sabia do teste/inquérito/saída de campo/evento

Caro _____,

Lamento que tenha sido apanhado desprevenido com o [TESTE/QUIZ/EVENTO] da semana passada. Acabei de verificar que estava listado em [NEWSLETTER/WEBSITE/SISTEMA INFORMATIVO DA ESCOLA]. Informe-me se teve problemas de acesso - sei que isso pode acontecer por vezes.

Embora a nossa política de classificação não permita que os alunos refaçam os testes, aqui estão algumas outras formas de mostrar a sua aprendizagem e recuperar esses pontos...]

2. o correio electrónico "Quero saber porque é que o meu filho teve esta nota"

Caro _____,

Muito obrigado pelo seu e-mail. Terei todo o gosto em partilhar consigo mais feedback sobre as áreas de melhoria de [ALUNO]. Diga-me se é melhor telefonar para [HORA ESPECÍFICA DE INÍCIO/FIM] ou [HORA ESPECÍFICA DE INÍCIO/FIM].

*Nota: Embora possa parecer que esta abordagem aumenta a sua carga de trabalho, na realidade demora menos tempo a fazer uma chamada telefónica do que a analisar os materiais relevantes, transcrever ou copiar e colar todo o feedback que deu ao aluno, copiar e colar as secções relevantes da grelha de avaliação, etc.

3. o correio electrónico "Quero excluir o meu filho desta lição/livro porque o considero ofensivo

Se o seu distrito não permitir o opt-out para esta unidade de estudo e não fornecer a língua para a sua resposta:

Caro _____,

Obrigado por partilhar esta preocupação. A [UNIDADE DE ESTUDO] está listada como uma norma de aprendizagem estatal: [COPIAR E COLAR NORMA]. A [UNIDADE DE ESTUDO] cumpre estes requisitos de aprendizagem. Se tiver alguma dúvida, contacte o nosso líder distrital para a [ÁREA DE CONTEÚDO], [NOME], em [EMAIL].

Se o seu distrito permitir a opção de não participar nesta unidade de estudo:

Caro _____,

De acordo com as normas distritais, será atribuída uma tarefa alternativa a [ALUNO]: [NOME DA TAREFA ALTERNATIVA]. Se tiver alguma dúvida, contacte o responsável distrital pela [ÁREA DE CONTEÚDO], [NOME], através do endereço [EMAIL].

Nota: Eu sei que é tentador querer envolver-se, explicar e justificar o seu ensino. Mas, como aprendi no ano passado, isso só nos abre para mais trabalho que, em última análise, se resume aos valores e crenças das famílias sobre a humanidade, que não nos compete mudar. Com esta questão específica, penso que é melhor tentar construir uma relação positiva, mostrando aos pais que respeita os seus desejos (mesmo quepode não concordar com eles).

4. o e-mail "A sua turma é demasiado difícil para o meu filho".

Caro ____,

Ainda bem que contactou. Detesto pensar que o [ALUNO] se tem sentido confuso ou perdido nas aulas.

Vamos começar com tutoriais no [DIA e HORA], onde posso conversar com o [ALUNO] e descobrir onde é que a desconexão está a acontecer. A partir daí, podemos desenvolver um plano para continuar os tutoriais, resolver quaisquer problemas relevantes na sala de aula ou recomendar recursos para lhe dar alguma prática extra.

5. o e-mail "Por favor, dê ao meu filho um dia extra para o projecto porque tivemos um compromisso ontem à noite"

Se a resposta for sim:

Caro _____,

Obrigado por me ter contactado, mas sei que esta altura do ano pode ser muito agitada.

Sei que pedir coisas a um professor pode parecer intimidante, mas gostaria de lhes dar uma oportunidade de baixo risco para praticarem a auto-advocacia.

Se a resposta for não:

Caro _____,

Obrigado por me ter contactado, mas sei que esta altura do ano pode ser muito agitada.

De acordo com a política do nosso nível de ensino, os [TESTES/PROJECTOS] atrasados valem [NÚMERO] pontos por dia. No entanto, terei todo o gosto em trabalhar com o [ALUNO] noutras formas de mostrar a sua aprendizagem para recuperar esses pontos.

6. o e-mail "Acho que o meu filho não está a ter trabalhos de casa suficientes, pode enviar mais?

Caro ______,

É muito importante para mim que os trabalhos de casa sejam significativos, mas também que cada um dos meus alunos seja desafiado de forma adequada.

Eis alguns recursos em linha e ligações a bons livros de exercícios que reuni para prolongar a aprendizagem em casa: ...

Nota: Penso que é importante estabelecer limites com as famílias, incluindo a sua capacidade de lhe dar mais trabalho. Fornecer-lhes ligações para livros de exercícios e recursos em linha dá-lhes oportunidades de alargar a aprendizagem dos seus filhos sem lhe dar mais cópias, classificações e feedback.

7. o e-mail "O meu filho tem demasiados trabalhos de casa/os trabalhos de casa demoram muito tempo

Caro _____,

É muito importante para mim que os trabalhos de casa tenham significado e não sejam stressantes. Ainda bem que me avisou.

Gostaria de falar consigo sobre algumas ideias que tenho para reduzir a sobrecarga que o [ALUNO] está a sentir. Diga-me se é melhor telefonar para [HORA ESPECÍFICA] ou [HORA ESPECÍFICA].

8) A mensagem de correio electrónico "O meu filho contou-me uma interacção negativa consigo/com um colega de turma".

Caro _____,

Lamento muito saber que o [ALUNO] se sentiu [PREOCUPADO/FRUSTRADO] com o que aconteceu ontem.

Gostaria de conversar consigo sobre este assunto para ter a certeza de que estou a perceber tudo correctamente. Diga-me se é melhor ligar para [HORA ESPECÍFICA] ou [HORA ESPECÍFICA].

Nota: Tal como a mensagem de correio electrónico "Quero saber porque é que o meu filho teve esta nota", esta abordagem poupa-lhe trabalho (e o risco de o tom ser mal interpretado). Mas o mais importante é que esta abordagem também protege a privacidade do aluno se o pai quiser discutir um incidente que envolva um colega de turma.

9. o e-mail "Vamos de férias, podemos fazer o trabalho/ensaio mais cedo?

Caro _____,

[ASPEN/DISNEY WORLD/MILAN]! Que emocionante! Vai ser uma óptima experiência de aprendizagem para o [ALUNO].

Terei todo o gosto em [ORGANIZAR OS TRABALHOS PERDIDOS DOS ALUNOS E DAR-LHES NO SEU RETORNO ANTES DE PARTIREM/ ENVIAR-LHES O CALENDÁRIO DE REPOSIÇÃO PARA OS EXAMES FINAIS DE JANEIRO].

Desejo-vos uma boa viagem e umas férias maravilhosas!

Nota: A nível do ensino secundário, algumas escolas têm políticas relativas à realização de exames finais por parte dos alunos em alturas diferentes da hora prevista para o exame. Algumas até têm formulários para os pais preencherem para pedirem férias. Certifique-se de que verifica junto da sua escola se está a seguir o protocolo. Se estiver numa escola nova, eu também apresentaria a sua resposta a professores que já lá estão há algum tempo para ter a certeza de que está em sintonia comas respostas dos outros.

Cada situação, criança e escola é diferente, pelo que terá de ajustar as suas respostas em conformidade. Mas com estes modelos de correio electrónico, tem uma estrutura de como responder de forma profissional, gentil e de uma forma que protege todos os envolvidos.

Para mais dicas sobre a gestão dos pais, consulte este excelente resumo.